Gestuntel met technologie, gebrekkige video- en audiokwaliteit… Het kost nodeloos veel tijd en ergernissen bij hybride vergaderingen, waarbij deelnemers zowel vanuit kantoor als huis inbellen. Goede technologie is een belangrijke factor voor plezierige en productieve hybride vergaderingen. Wil jij ook soepele online meetings en een vergaderruimte op kantoor die hybride vergaderen mogelijk maakt? In deze longread vertelt onze collega David Oei je over de relevante hardware en andere aandachtspunten.
David Oei - Accountmanager Fivespark
Hybride vergaderen: meestal een zegening, soms een zorg
De afgelopen jaren is het hybride werken gemeengoed geworden, momenteel werkt zelfs bijna 50 procent van de Nederlanders hybride. Medewerkers profiteren van onder meer flexibiliteit en minder reistijd. Organisaties van meer productiviteit en lagere kantoor- en facilitaire kosten. En het milieu van minder reisbewegingen.
Hoeveel we ook met z’n allen hebben geleerd en verbeterd de afgelopen jaren, sommige hybride aspecten blijven lastig. Zo leidt online communicatie eerder tot misverstanden, is het moeilijker om de bedrijfscultuur te handhaven en blijft het lastig om de cybersecurity van thuiswerkers te optimaliseren. Hybride vergaderen prijkt bij veel bedrijven bovenaan het lijstje met zorgen rondom hybride werken. De uitdagendste situatie? Online vergaderingen waarbij meerdere deelnemers fysiek op kantoor aanwezig zijn, gecombineerd met verschillende collega’s die inbellen vanuit huis.
‘Vergadering is zo goed als zwakste schakel’
“We zijn de afgelopen jaren van alles tegengekomen. In het lijstje van meest gemaakte fouten staat met stip op één het gebruik van consumentenoplossingen die niet voor zakelijk gebruik bedoeld zijn. Daarnaast te kleine speakers voor de vergaderruimte in kwestie, een slechte internetverbinding en bij medewerkers thuis niet of niet voldoende investeren in goede hardware.”, vertelt onze collega David Oei, accountmanager bij Fivespark. Hij is er duidelijk over: je hebt zowel in de vergaderruimte op kantoor als bij de collega’s thuis goed materiaal nodig. Een goede camera, geschikte (richt)microfoons, optimaal geluid, en een snelle en stabiele internetverbinding.
David: “Je vergadering is zo goed als de zwakste schakel. Alle medewerkers, ook die remote deelnemen, moeten dus beschikken over goede apparatuur en een snelle verbinding. Het is de moeite waard om dat goed te regelen, want gedoe met slecht geluid en haperend beeld leidt tot langdradige, inefficiënte vergaderingen en een hoop irritaties. Dat kost tijd, geld en energie, terwijl je het eigenlijk vrij eenvoudig goed kunt regelen. En de kosten van een goede oplossing verdienen zich vrij rap terug in het soepel en efficiënt kunnen werken.”
Hoe kies je de juiste hardware?
Wil je een vergaderruimte of thuiswerkplek optimaal inrichten? Dan moet je volgens David vooral letten op de grootte van de ruimte, de gewenste audio- en videokwaliteit én het gebruiksgemak van de apparatuur. “Je komt dan al snel uit bij gespecialiseerde apparatuur met bijvoorbeeld meerdere richtmicrofoons, camera’s met een hoge definitie die kunnen bewegen en geoptimaliseerde audio met ruisonderdrukking. Heb je nu een simpele vergaderruimte met een basic webcam en simpele boxjes? Dan vind je gespecialiseerde apparatuur misschien overdreven. Maar... probeer het een keer en je merkt het meteen: goed geluid geeft zoveel rust en richting. Je hebt opeens veel meer aandacht voor de inhoud van je vergadering.”
David is met name fan van de apparaten van EPOS: “Zij leveren heel mooi spul op het gebied van camera’s en audio. En met hun headsets kunnen mensen thuis op een bijzonder comfortabele manier vergaderen.” Ideaal voor videovergaderingen is EPOS BrainAdapt™, een technologie die er met onder andere microfoons en akoestische correcties voor zorgt dat spraak beter is te horen en achtergrondgeluiden worden weggefilterd.
Transformeer je meeting room tot vergaderwalhalla
Een ander belangrijk aandachtspunt: kijk niet alleen naar de kwaliteit van je apparatuur, maar vooral of deze past bij de grootte van je vergaderruimte. David: “In een kleine ruimte is een camera met één of twee microfoons al voldoende. Heb je een grotere ruimte? Het helder oppikken van het geluid door de microfoons is dan vrijwel altijd een issue. Je hebt dan al snel meerdere microfoons nodig.”
David's drie favoriete vergaderoplossingen voor thuis, kleine tot middelgrote én grote vergaderruimtes zijn:
-
Webcam en headset voor thuiswerkers:: EPOS EXPAND Vision 1
De EPOS EXPAND Vision 1 is een compacte en draagbare webcam voor persoonlijk gebruik. Het apparaatje plaats je dankzij de bevestigingsclip gemakkelijk bovenop je laptopscherm of externe monitor. De 4K camera presteert perfect onder alle lichtomstandigheden. De twee multi-directionele microfoons met noise cancellation pikken spraak beter op en filteren achtergrondgeluiden weg. Dankzij de USB-C-aansluiting in combinatie met plug & play neem je ‘m in een handomdraai in gebruik. En wil je weten welke headset bij je past? Dan hebben wij ook raad: check ons artikel over het kiezen van de juiste headset.
-
Videobar en speakerphone voor kleine vergaderruimtes: EPOS EXPAND Vision 3
De EPOS EXPAND Vision 3T is een alles-in-één oplossing voor kleine vergaderruimtes met een capaciteit van maximaal zo’n acht personen. De Vision 3T kan standalone – dus zonder pc, tablet of smartphone – worden gebruikt. De oplossing bestaat uit een kleine videobar met 4K camera voor onder het beeldscherm. De speaker, de EPOS EXPAND 30T, levert dankzij twee ingebouwde microfoons en noise cancellation een even natuurlijke als naadloze gesprekservaring op. Met één druk op de knop start je een Teams-meeting. De afstandsbediening stelt je in staat om onder meer makkelijk te muten en het volume aan te passen.
-
Videobar voor grotere vergaderruimtes: EPOS EXPAND Vision 5 Bundle
Ook de EPOS EXPAND Vision 5 Bundle is een alles-in-één oplossing waarvoor geen ander apparaat nodig is. Groot verschil ten opzichte van de Vision 3T: hij is geschikt voor (middel)grote vergaderruimtes. De breedhoek 4K-camera kan draaien en kantelen (‘pan & tilt’), waarbij de AI-gebaseerde technologie ‘intelligent picture framing’ ervoor zorgt dat de spreker altijd goed in beeld komt. In de videobar zijn twee speakers en vier richtmicrofoons geïntegreerd. EPOS BrainAdapt™ tekent voor effectieve ruis- en echo-onderdrukking. Met een speciale meegeleverde tablet kun je onder meer vergaderingen beheren en inplannen.
Gebruik hardware om de afstand te overbruggen
Een zogeheten level playing field is belangrijk. Het idee erachter? Onbewust besteden we in een hybride vergadering meer aandacht aan mensen die fysiek aanwezig zijn in de vergaderruimte. Hardware kan helpen om dit probleem op te lossen. De combinatie van hoge kwaliteit audio- en videoapparatuur en een goede internetverbinding – zowel op kantoor als bij medewerkers thuis – resulteert erin dat iedereen duidelijk wordt gezien en gehoord. En dat bevordert de gelijkwaardigheid.
Sommige organisaties kiezen voor een radicaal andere aanpak, waarbij ook alle aanwezigen op kantoor inbellen vanaf een eigen apparaat. Hier valt veel voor te zeggen: op deze manier heeft iedereen een gelijke ervaring. Dit vergt een andere technologische aanpak, denk met name aan hoofdtelefoons (liefst met noise cancellation) in plaats van een speaker. Ook moet je vergaderingen anders aanvliegen, met name als meerdere deelnemers in dezelfde ruimte zitten. Zo moeten deelnemers zichzelf zoveel mogelijk muten als ze niet aan het woord zijn. Daarnaast dient iedereen te beseffen dat het remote-first is. Oftewel: je kijkt richting de webcam (en niet richting de andere aanwezigen in de ruimte) en er is geen ruimte voor real life onderonsjes.
Soepel hybride vergaderen vraagt wat meer aandacht dan de oldschool offline vergaderingen. Maar mogelijk is het zeker! Wil je een goede hybride vergaderruimte inrichten? Plan een vrijblijvend adviesgesprek in om je uitdaging te bespreken of vraag direct een demo aan!
Lees verder over de verschillende mogelijkheden rondom over Hardware!
