“Telefoons aanschaffen is geen probleem, de uitdaging zit in het beheer. Onze mensen zien de gegevens van bewoners op hun mobiel. Die informatie mag niet op straat terecht komen. Daarom is het voor ons heel belangrijk om te beschikken over veilige devices.”
Johan Schoonus is manager vastgoed en beheer bij Stichting Vughterstede uit Vught. Op twee locaties, Woonzorgcentrum Theresia en Huize Elisabeth, bieden zij verpleeghuisplaatsen en woningen. Daarnaast sturen ze vanuit een centraal kantoor thuiszorg en huishoudelijke thuiszorg aan.
Twee grote locaties met woningen en verpleeghuisplaatsen
Johan: “Wij hebben twee grote locaties. De ene heeft 78 verpleeghuisplaatsen en 80 woningen en de andere heeft 100 woningen en 90 verpleeghuisplaatsen. Mensen hebben bij ons een eigen woon- en slaapkamer die vooral bedoeld is om te slapen. Voor alle andere activiteiten kunnen ze terecht in de gezamenlijke huiskamer, het restaurant of bij de andere voorzieningen op onze locaties. Dat brengt wat leven in de bouwerij en geeft ons de kans om efficiënte zorg te leveren.”
Optimale bewegingsvrijheid dankzij leefcirkels
De locaties zijn ingericht om op moderne wijze zorg te bieden bij psycho-geriatrische klachten. Dat zijn door ouderdom veroorzaakte aandoeningen aan de hersenen zoals dementie en alzheimer. Optimale bewegingsvrijheid voor bewoners speelt bij de zorg een belangrijke rol. Johan: “Op de begane grond kunnen mensen via openslaande deuren de tuin inlopen. Op hogere verdiepingen zijn er balkons. Door met leefcirkels te werken krijgen mensen met door dementie veroorzaakt wegloopgedrag ook de ruimte. Ontstaat er door afstand toch een risico, dan gaat er een signaaltje naar de zorg en halen we ze op.”
Bewoners en zorgverleners ondersteunen
Op één van de locaties gaat Vughterstede dit jaar liftsturing uitrollen. De lift brengt bewoners automatisch naar de begane grond. Wie op de begane grond instapt, wordt automatisch naar de juiste verdieping gebracht. Dit soort maatregelen vraagt om doordachte technische ondersteuning. Johan: “Techniek en de ICT-omgeving worden de komende jaren steeds belangrijker. We gaan op allerlei manieren proberen om zowel de bewoners als de zorgverleners te ondersteunen. Dat zijn leuke uitdagingen.”
“Ik probeer alles vanaf de zijlijn te managen en heb goeie bedrijven nodig die mij daarbij ondersteunen.”
Beheer zoveel mogelijk uitbesteden
Het beheer van de techniek besteedt Vughterstede zo veel mogelijk uit. Johan: “Ik werk hier nu drie jaar. In mijn eerste jaar hebben we ons hele serverpark geoutsourcet, is de telefonie anders opgezet en is applicatiebeheer uitbesteed. Wij hadden hier een ICT-coördinator, maar daar heb ik vorig jaar afscheid van kunnen nemen. Die had niets meer te doen. Ik probeer alles vanaf de zijlijn te managen en heb goeie bedrijven nodig die mij daarbij ondersteunen.”
Fivespark levert netwerkinfrastructuur, telefonie en mobiele tablets
Johan: “Fivespark verzorgt bij ons de netwerkinfrastructuur, telefonie en het beheer van mobiele telefoons en tablets voor medewerkers. Daarbij werken ze samen met een andere partij, welke verantwoordelijk is voor werkplekbeheer. Zij zijn ons single point of contact bij ondersteuningsvragen. Dat voorkomt dat onze medewerkers met meerdere bedrijven te maken hebben. Die samenwerking ging niet altijd goed. Freek, onze contactpersoon bij Fivespark, heeft nu periodiek overleg met de andere partij en sindsdien gaat het veel beter.”
“Door over te stappen werden we in één keer vooruitstrevend. Ik ben blij dat we die stap gezet hebben.”
In één keer vooruitstrevend
Voordat Fivespark de infrastructuur en telefonie ging verzorgen, regelde Vughterstede alles zelf. Johan: “We zaten bij KPN, hadden een eigen telefooncentrale, eigen netwerk en eigen servers - allemaal 10 jaar oud – we werkten nog met Windows 98. Totaal niet beveiligd. Het kwam echt uit een tijdperk van twintig, dertig jaar geleden. Door over te stappen werden we in één keer vooruitstrevend. Ik ben blij dat we die stap gezet hebben.”
Zorg stelt eigen eisen aan ICT
De ICT-vraag van een zorgorganisatie wijkt op een paar punten af van die van andere organisaties. Waar de meeste bedrijven mobiele devices in drie jaar afschrijven, wil de zorg er vijf jaar mee werken. Ook zijn er naast persoonlijke apparaten veel telefoons en tablets die door hele afdelingen gebruikt worden. Daarnaast zijn er voor zorgspecifieke systemen koppelingen en aanpassingen nodig.
Gedeelde apparaten ondersteunen
Vooral de ondersteuning van gedeelde apparaten is een uitdaging. Johan: “Onze tablets hebben een toetsenbord dat los moet worden opgeladen. Is het leeg, dan kun je niet even snel een ander toetsenbord pakken, want het moet het eerst gekoppeld worden. Daardoor kunnen we de tablets niet goed gebruiken. Er liggen er zelfs een aantal ongebruikt in de kast. Inloggen op gedeelde apparaten geeft ook problemen. Die hadden we niet toen we met één Afdelingsaccount in de zorgdossiers werkten, maar nu we verschillende toepassingen integreren en iedereen een eigen inlog heeft, moeten mensen uitloggen. Als iemand dat niet doet, rapporteert de volgende persoon onder de verkeerde naam.”
“Eigenlijk hebben we één partij nodig die alles beheert: de hardware, het netwerk én de software.”
ICT voor zorgondersteuning optimaliseren
Vughterstede timmert hard aan de weg om de ICT voor zorgondersteuning te optimaliseren. Johan: “Wij zijn met single sign-on bezig en hebben 1 juni via Fivespark automatische provisioning opgezet. We hebben nu ook één Surface op proef om te kijken of we daarmee de problemen met de tablets kunnen oplossen en we zijn met Fivespark en Samsung aan het kijken naar mogelijkheden om tablets toch geschikt te maken voor gedeeld gebruik. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid om alle medewerkers te voorzien van een persoonlijke mobiele telefoon, waarbij spraakgestuurd rapporteren wordt geïnstalleerd. Voor de langere termijn zijn we breder aan het kijken en willen we het beheer van de hardware, het netwerk en de software samenbrengen.”
Samenwerken met zorgorganisaties én andere partijen
ICT staat voorlopig nog vol op de agenda. Johan: “In de zorg moet echt veel gebeuren. Kijk alleen al naar gegevensuitwisseling. Wij werken regionaal samen en delen zo kennis met andere zorgorganisaties. Het is fijn dat we elkaar kunnen helpen, want wij zijn te klein om alles zelf uit te vinden. Maar ik heb mijn partners nodig. Daarom is het zo belangrijk om ondersteuning te krijgen van bedrijven die meer doen dan spullen leveren.”
Meer weten?
In de zoektocht naar effectief zorgbeheer en optimale zorgondersteuning wil je veilige devices in jouw zorgomgeving en maatwerkoplossingen voor de uitdagingen die jij tegenkomt. Onze adviseurs kunnen jou helpen met ICT-oplossingen speciaal voor jouw situatie. Heb jij een uitdaging op ICT gebied? Laat ze gerust contact opnemen.
Lees verder over Connectiviteit, Hardware en Beheer.
