We werken niet voor niets al acht jaar met Fivespark samen

“We werken niet voor niets al acht jaar met Fivespark samen. We zijn echt partners en weten elkaar te vinden. Als er een uitdaging is, gaan ze die niet uit de weg, maar pakken ze het met beide handen aan.”

Michael Haarman is ICT-Beheerder bij PHB Deventer. Dit bouwbedrijf ondersteunt het totale bouwtraject. Het is erkend restaurateur van Overijsel, voert dagelijks onderhoud uit voor vastgoedbedrijven, realiseert nieuwbouw van woningen en verzorgt onder meer bij scholen facilitair onderhoud. Het heeft naast de hoofdvestiging in Deventer nog drie vestigingen: PHB De Combi Elst, PHB De Combi Nieuwegein en PHB West.  

Voorbereiding van en projectleiding bij vastgoedprojecten 

PHB werkt met 150 medewerkers waarvan het grootste deel actief is rondom voorbereiding van en projectleiding bij vastgoedprojecten. In de bouw heb je veel te maken met ingeleend personeel op verschillende specialisaties. Dat vraagt om veel communicatie en betrouwbare ondersteuning daarvan. Michael: “Ik ben verantwoordelijk voor eerstelijns support, de inkoop van hardware en software en contractmanagement van die hard- en software. Zo zorg ik dat de boel hier blijf draaien. Ze zeggen intern wel eens ‘als er een stekker aanzit, moet je naar Michael’. Dat is een beetje waar het op neerkomt.” 

Samenwerking met Fivespark 

Daar staat Michael niet alleen voor. Voor IT-ondersteuning zoals de servers met CRM, ERP en andere zakelijke software maakt PHB Deventer gebruik van de diensten van een IT-partner. Telefonie, internet en aanverwante communicatiediensten nemen ze af via Fivespark. Michael: “Ik werk al jaren samen met een vaste accountmanager. Daar kan ik mee lezen en schrijven. We hebben regelmatig contact over nieuwigheden en ontwikkelingen op de markt.” 

Overstappen naar Teams 

Tijdens één van de overlegmomenten met Fivespark kwam Teams ter sprake. Michael: “Ik heb in het verleden gevraagd of we niet konden bellen met de voorloper van Teams, Skype for Business.  
Toen kreeg ik het eerlijke antwoord dat het nog in de kinderschoenen stond en niet rijp genoeg was voor onze organisatie. Een paar jaar geleden kwam mijn accountmanager bij me terug met de melding dat Teams inmiddels volwassen genoeg is om te integreren met vaste telefonie. Toen werd het interessant om het bij ons in te gaan zetten.” 

Fivespark regelt de licenties 

Door Teams te koppelen met de vaste telefonie, kunnen mensen via de Teams client, op de pc of smartphone, in- en uitgaande gesprekken voeren met het vaste nummer van kantoor. Dat maakt het mogelijk om alle communicatie in deze applicatie samen te brengen. PHB Deventer belde al langer met een Voice over IP (VoIP) oplossing. Een overstap naar Teams lag voor de hand omdat deze toepassing onderdeel is van Microsoft 365 en daar nam PHB Deventer al licenties voor af. Fivespark heeft in samenspraak de gehele VoIP-centrale stap voor stap omgezet naar Teams. Deze aanpak had voor Michael en zijn organisatie een minimale impact. 

Bellen met Bluetooth headsets 

Deze overstap is twee jaar geleden uitgevoerd. Michael: “We moesten onze fysieke VoIP-toestellen vervangen door nieuwere telefoons of overstappen naar headsets. De keuze viel op Bluetooth headsets. Dat kwam onverwacht goed uit. Net na onze overstap begon de coronapandemie. Dankzij de headsets konden mensen gewoon thuis bellen met de vaste lijn van kantoor.” 

Eén oor of twee oren? 

De overstap naar bellen met Teams ging snel en soepel. Michael: “Mensen konden kiezen uit een headset met één oor, of een headset met twee oren. Dat hangt van je manier van werken af. Sommige mensen willen hun omgeving horen, anderen willen zich juist afsluiten. Iedereen was blij dat hier een keuze was. Los daarvan zagen ze gelijk het voordeel van de headsets. Het werkt gewoon flexibeler. Je kunt ze eenvoudig aansluiten en als je belt heb je altijd twee handen vrij.” 

Vaste lijn verbinden met Teams 

De meeste medewerkers van PHB Deventer gebruiken een mobiele telefoon die door Fivespark wordt geleverd. Die hebben de koppeling van de vaste telefonie met Teams niet nodig. Michael: “Als je een 06 hebt, kun je gewoon op basis van je e-mail met Teams bellen. Binnen onze organisatie heeft een kleine groep mensen nog echt een vaste lijn met netnummer nodig. Je ziet het voordeel van Teams goed op de receptie. Die hadden eerst een vast toestel met twee extensiepanelen en zelfs daarop konden ze niet alle collega’s kwijt. Nu staat iedereen in Teams. Al komen er honderd mensen bij, het blijf altijd passen. Je klikt ze aan en schakelt door.” 

Teams voor projectmanagement 

Inmiddels wordt via de andere IT-partner hard gewerkt aan verdere integratie en uitbreiding van Teams. Deze applicatie brengt niet alleen alle communicatiemiddelen op één platform samen, maar maakt het ook mogelijk om bestanden te delen en projecten te managen. Dat ging voorheen met een teminal-server. Nu kan dat via Teams. Michael: “Als je op de bouw zit en bij je bestanden op je laptop wilt, dan hoef je geen VPN-verbinding naar het kantoor in Deventer meer op te zetten. Je klapt je laptop open en kunt via een 4G of 5G router van Fivespark direct bij je bestanden.” 

Samenwerken via hecht één op één contact  

Voor de nabije toekomst ligt de aandacht van Michael vooral bij het verder integreren van projectmanagement binnen Teams. Als het op telefonie en internet aankomt is hij tevreden met Fivespark. “Ik vind Fivespark onderscheidend door het contact. Je hebt niet steeds een ander voor je, maar werkt vast en betrouwbaar via één op één contact samen.” 

Lees verder over