Welkom op je eerste werkdag: automatiseer het onboarden van nieuwe medewerkers

25-04-2023
Featured Image

In dit blog

    “Oh, begon jij vandáág?” - aiii, dat zijn niet de woorden waarmee je jouw nieuwe collega wilt ontvangen. Idealiter verwelkom je een nieuwe collega natuurlijk met een kop koffie, een voorstelrondje én een gebruiksklare laptop en telefoon. En dat is precies waar het misgaat.

    Het regelen van de juiste hardware, software en gebruikersaccounts neemt namelijk best even wat tijd in beslag. Natuurlijk krijgt iedere nieuwe medewerker eerst een rondleiding om de nieuwe collega’s (en de koffiemachine) te ontmoeten, maar dat duurt zelden lang genoeg om de installatie van een nieuwe laptop af te ronden. De sleutel zit 'm dan ook in een goede voorbereiding van de onboarding.

    Onze collega Jan-Willem Mentink, teamlead Delivery bij Fivespark, weet daar alles van: “Binnen het MKB hebben we allemaal genoeg te doen. IT is altijd druk. Ik zie het bij klanten helaas regelmatig misgaan: het regelen van een de telefoon en laptop voor een nieuwe medewerker schiet er dan weleens bij in. Zo'n vertraging bij binnenkomst is natuurlijk zonde van de tijd en een slechte eerste indruk op de nieuwe medewerker. Bij Fivespark helpen we om dat te voorkomen en hebben we een onboarding-systeem opgezet, zodat je met een paar eenvoudige handelingen zorgt dat alles geregeld wordt. Zo weet je zeker dat er altijd op tijd een laptop voor je nieuwe medewerker klaarstaat.”

    Naam invoeren, hardware en software aanvinken, klaar!

    Hoe het werkt? Simpel. Je vult in het onboarding-systeem de persoonsgegevens van de nieuwe medewerker in en je vinkt aan wat die persoon aan hard- en software nodig heeft. Vervolgens regelen wij dat de juiste hardware op kantoor en/of bij de medewerker thuisbezorgd worden en dat er een configuratie voor de medewerker klaarstaat. De medewerker meldt zich op de laptop of desktop aan, voert een vooraf toegestuurd wachtwoord in en de computer configureert zichzelf. En datzelfde regelen we ook voor een eventuele mobiele telefoon.

    Binnen een half uur aan de slag

    Jan-Willem: “Nadat je de eerste keer inlogt, kun je gemiddeld binnen een half uur aan de slag. Wij zorgen ervoor dat de gewenste applicaties automatisch geïnstalleerd worden en we stellen alle rechten, machtigingen en andere details in. Licenties zijn vooraf aangevraagd en worden bijgehouden. Na ingebruikname controleren we continu de update-status van de laptop en zorgen we gelijk dat alles goed beveiligd blijft. En dat geldt natuurlijk ook voor eventuele andere hardware, zoals een mobiele telefoon.”

    Zorg voor een warm welkom én verbeter gelijk ook de informatieveiligheid

    Met deze soepele onboarding geef je mensen niet alleen een warm welkom, je maakt het ook eenvoudiger om je IT te beheren. Daarnaast verhoog je de informatieveiligheid binnen je bedrijf. Jan-Willem: “Dit systeem werkt twee kanten op. Gaat er iemand uit dienst, dan vul je een ‘uit dienst-formulier’ in. Je kunt zien welke apparaten aan de vertrekkende medewerker zijn verstrekt en je kunt registreren dat ze teruggeven zijn. Komt een apparaat niet terug, dan kun je dat op afstand wissen. Zo zorg je dat er geen bedrijfsgegevens op niet-ingeleverde laptops rondslingeren.”

    Medewerker uit dienst? Flinke klus voor IT

    Een slimme aanpak voor medewerkers die uit dienst gaan is niet geheel onbelangrijk. Jan-Willen: “Als mensen vertrekken moet je met een aantal zaken rekening houden. De toegang tot de computer moet natuurlijk ingetrokken worden. Maar je wil ook de mail, bestandsmappen en andere servers én de bedrijfsapplicaties blokkeren. Het is makkelijk om daarbij iets over het hoofd te zien. Door dit proces te automatiseren, voorkom je dat er per ongeluk gegevens of applicaties voor je oud-medewerker beschikbaar blijven. In ons systeem registreer je wanneer de laatste werkdag is, en vervolgens zorgen wij ervoor dat alle rechten en machtigingen automatisch worden ingetrokken. Dat geeft je meer zekerheid over je bedrijfsgegevens en beperkt de kans op bijvoorbeeld een datalek, of erger.”

    Met het uitdienstformulier kunnen we geautomatiseerd de gebruiker aan het einde van zijn dienstverband blokkeren. Vanuit het systeem kunnen wij (niet de klant) terughalen welke apparaten gekoppeld zijn aan een medewerker. Wanneer een laptop weer terug ingeleverd is bij de werkgever kunnen we deze op afstand opschonen en zo weer klaar maken voor een volgende medewerker. 

     

    Wij zijn eigenlijk een verlengstuk van jouw eigen IT-afdeling.

    author-image

    Jan-Willem Mentink - Teamlead Delivery

    Jij geeft aan wat je wilt, wij stellen het in en de software rolt het voor je uit.

    author-image

    Jan-Willem Mentink - Teamlead Delivery

    Je klapt de laptop open, voert een vooraf toegestuurd wachtwoord in en de computer configureert zichzelf.

    author-image

    Jan-Willem Mentink - Teamlead Delivery

    Optimale inzet van je IT-apparatuur

    Ingeleverde IT-apparatuur kun je natuurlijk aan nieuwe mensen toewijzen. Jan-Willem: “Voor onze software maakt het op zich niet uit of een laptop nieuw of gebruikt is. Je geeft aan dat een machine in gebruik genomen wordt en wat erop moet, wij regelen vervolgens dat de machine gebruiksklaar gemaakt wordt op het moment dat de nieuwe medewerker inlogt.”

    Gebruiksklaar op basis van jouw wensen en eisen

    Wat ‘gebruiksklaar maken’ precies inhoudt, hangt af van jouw organisatie. Wij passen onze dienstverlening natuurlijk aan op jouw eisen en wensen. Jan-Willem: “We houden bepaalde standaardzaken altijd bij. Dan kun je denken aan de update-status - computers moeten van alle updates voorzien zijn - en aan de beveiliging. Buiten die aspecten om, is het aan jouw organisatie om te beslissen welke andere toepassingen nodig zijn, of mensen rechten moeten krijgen op bepaalde documentmanagementsystemen en ga zo maar door. Jij geeft aan wat je wilt, wij stellen het in en de software rolt het voor je uit. En indien gewenst denken we natuurlijk graag mee over de invulling.”

    Afwijkende wensen? Geen probleem!

    De ervaring leert dat ongeveer tachtig procent van alle medewerkers heel goed uit de voeten kan met standaard ingestelde machines. Maar IT blijf mensenwerk. Er is voldoende ruimte voor de twintig procent die extra aandacht nodig heeft – of het nu om een krachtigere laptop, afwijkende software of andere eisen gaat. Past wat je zoekt niet binnen de vooraf ingestelde mogelijkheden van het onboarding-systeem? Dan geef je dat gewoon in een los veld aan. Een van onze specialisten gaat vervolgens op zoek naar invulling voor dit soort bijzondere wensen.

    Jan-Willem: “Heb je een afwijking op de standaard nodig, dan denken we daar graag over mee. Wij regelen niet alleen het onboarding-systeem, maar we kunnen je ook voorzien van alle hardware en andere IT-gerelateerde zaken die nodig zijn om te werken. We maken graag een voorstel voor je, of je kunt zelf een en ander uitzoeken in onze webshop. Of we richten een webshop in speciaal voor jouw organisatie, waar je medewerkers zelf hun hardware uit kunnen kiezen. Net wat bij jullie past.”

    Nieuwe medewerker in dienst? Stuur de hardware vast op

    Onboarding-software maakt het veel eenvoudiger om mensen die in (en uit)  dienst gaan te ondersteunen. Je kunt zelfs de laptop op laten sturen naar het thuisadres van een nieuwe medewerker. Wie thuis vast op zijn laptop inlogt, heeft op de eerste werkdag direct een volledig opgezette werkplek in de hand.

    Medewerkers die vertrekken, leveren hun hardware bij je in, of sturen die naar jouw bedrijf op. Dat maakt het voor jouw mensen veel eenvoudiger om hardware te beheren. Nieuwe medewerkers worden per post bediend, en de hardware van mensen die vertrekken kun je op vaste momenten nalopen en (tijdelijk) in de schappen zetten.

    Een verlengstuk van jouw eigen IT-afdeling

    Jan-Willem: “Het gemiddelde MKB-bedrijf heeft iemand in dienst om de IT te regelen. Onze ervaring leert dat die persoon het behoorlijk druk heeft. Wij zijn er om te helpen. Dat doen we onder meer door beheer van hard- en software goed te regelen, computers te monitoren en het inrichten van werkplekken te vereenvoudigen. We houden de laatste trends en innovaties bij en geven je een seintje wanneer je iets moet weten. Daarnaast geven we ook strategische adviezen om jou te helpen toekomstgericht te (blijven) werken. Wij zijn eigenlijk een verlengstuk van jouw eigen IT-afdeling.”

    Met ons onboarding-systeem zorg je dat je nieuwe collega’s kunt begroeten met: “Welkom op je eerste werkdag”. Met een glimlach, een kop koffie, een voorstelrondje én een direct werkende laptop. Het is de basis waar goed IT-beheer op rust. Gaan mensen uit dienst? Dan regel je met deze oplossing dat je apparatuur terugkomt, informatie veilig is en machines eenvoudig opnieuw in te zetten zijn voor een nieuwe collega. Reden genoeg om over te stappen naar deze manier van onboarding.

    Wij helpen je graag verder met een oplossing vinden die bij jou past, bijvoorbeeld met een demo of een adviesgesprek. Eerst meer weten? Lees verder over IT beheer.

     

     

    Lees verder

    Zo maken we prioriteit van goed werkgeverschap

    Ruim zeventig Fivespark-medewerkers zijn dagelijks in de weer om een fijne en veilige digitale werkplek voor onze klanten te realiseren. Daa.

    Wat doe je met oude hardware? Inleveren!

    Wat doet jouw organisatie met hardware die end of life is? Weggooien, in een kast laten verstoffen of inleveren? Michael Groen, inkoopmanage.

    Kerberoasting maakt sterke wachtwoorden nog belangrijker

    “Heb je een sterk wachtwoord?” zit met “Heb je een herstart geprobeerd?” in het repertoire van iedere support-medewerker. Daar is een reden .