Sinds thuiswerken het devies is, is het gebruik van Microsoft Teams exponentieel toegenomen. Logisch, het is immers hét samenwerkingsplatform dat alles wat je nodig hebt om productief te werken op één plek samenbrengt. Maar met de installatie van Microsoft Teams ben je er nog niet. Want als niemand jouw geweldige samenwerkingsplatform gebruikt, heb je er niets aan. In deze blog vertelt Michel Heijnen, ICT-consultant bij Fivespark, hoe je meer uit Microsoft Teams haalt en hoe je de productiviteit binnen je organisatie kunt verhogen.
Microsoft Teams in vogelvlucht
Microsoft Teams is al sinds de dag dat het op de markt kwam een enorm populair samenwerkingsplatform. Het platform is onderdeel van Microsoft 365 en maakt het mogelijk naadloos te schakelen tussen chatten en (video-)bellen, e-mail, samenwerken aan bestanden en dagelijks projectbeheer.Bovendien is het heel eenvoudig binnen teams een heel ecosysteem van apps op te zetten, van Microsoft Power BI en Microsoft OneNote tot aan apps van derden, zoals SurveyMonkey of Hootsuite. Het zal dan ook niemand verbazen dat sinds de uitbraak van het coronavirus het gebruik van Microsoft Teams een enorme vlucht heeft genomen tot dagelijks meer dan 75 miljoen actieve gebruikers.
Eén van de redenen dat Microsoft Teams zo populair is – en dat dat nou precies het samenwerkingsplatform is dat veel organisaties hebben gekozen toen thuiswerken de standaard werd – is dat het heel eenvoudig en intuïtief werkt. Toch zitten daar twee addertjes onder het gras.
Vergeet je gebruikers niet
In de meeste organisaties heb je met verschillende generaties te maken en de één springt makkelijker op die voorbijrazende digitale trein dan de ander. Mensen zijn gewoontedieren en de sprong naar Microsoft Teams kan net een beetje te groot zijn voor sommigen. Hou daar rekening mee. Waarom zou je ineens met Teams gaan videobellen als je ook gewoon de telefoon kunt pakken? Hoezo moet je samenwerken aan een document? Je kunt jouw wijzigingen toch ook gewoon aan je collega doorgeven per mail? En wat doen die irritante pop-upjes op mijn beeldscherm?
Zorg dat je mensen snappen wat de toegevoegde waarde is van de verandering. Denk al vóór je Microsoft Teams gaat installeren na over hoe je je gebruikers meekrijgt in de verandering. Wijs een aantal enthousiaste key-users aan die je bij het implementatietraject betrekt en zet deze club mensen in om collega’s te enthousiasmeren.
Hoe werk je met Microsoft Teams?
Het tweede addertje zit ‘m niet in het waarom, maar in het hoe. Hoe intuïtief Teams ook is en hoe goed jouw mensen ook thuis zijn in de digitale wereld, het kost even tijd voor je weet wat de beste manier van werken is. Zo werkt dat nu eenmaal met elke nieuwe tool. Leg daarom de spelregels voor werken met Microsoft Teams vast in een duidelijk beleid waar medewerkers op terug kunnen vallen.
Vertel ze ook waarom dit beleid is zoals het is. Ben je in de hectiek die de coronacrisis met zich meebrengt nog niet toegekomen aan het vastleggen van een dergelijk beleid, dan kun je misschien beginnen met de etiquette die is vastgelegd in deze handige gids.
Denk verder
Als het gaat om het faciliteren van teamwerk, ongeacht tijd, locatie en apparaat, is Microsoft Teams pas het begin. Want door Teams te koppelen aan Vodafone Calling in Office 365, kunnen je medewerkers bellen en gebeld worden op hun eigen vaste nummer. Zonder dat daar hard- of software of een ingewikkelde infrastructuur voor nodig is. Hoe eenvoudig is dat?! Zo kunnen medewerkers en klanten optimaal samenwerken en neemt de productiviteit toe.
Meer weten?
Wil je meer weten over onze diensten op gebied van connectiviteit, IT beheer of software development op maat? Plan een adviesgesprek.
