Medewerkers werven in virtuele tijden met Microsoft Teams

In onze vorige blog schreef collega Michel over de implementatie van Microsoft Teams en het belang van het meenemen van je gebruikers in dat traject. In deze blog vertelt Gladys Geurts, HR-coördinator bij Fivespark, over haar ervaringen met Microsoft Teams. Behalve nieuwe mogelijkheden waren er ook leermomenten.

Bulldozertactiek

Hoe goed wij bij Fivespark ook weten wat het belang van gebruikersadoptie is, bij onze eigen organisatie was de introductie van Microsoft Teams nogal plotseling. Dat krijg je met zo’n club technologische mannen en vrouwen, die weten intuïtief heel goed hoe zoiets werkt en Microsoft Teams deed geleidelijk z’n intrede.
Tot we vanaf 16 maart plotseling vanuit huis moesten werken, toen ging in één klap alles via Teams. Ik noem het weleens grappend de bulldozertactiek, maar eigenlijk hebben we weinig problemen ondervonden.

Lichaamstaal ontbreekt

Natuurlijk waren er ook uitdagingen. De sollicitatiegesprekken waren ook ineens virtueel. In eerste instantie is dat best even wennen: je kunt elkaar niet in levenden lijve meemaken. Al kun je elkaar virtueel in de ogen kijken, de echte lichaamstaal ontbreekt. Maar aan alles is een mouw te passen.
Ik ben zelf nogal van de structuur en dat hielp me ook bij deze online meetings. Door eerst een korte agenda te bespreken en daarna steeds nadrukkelijk te benoemen wie het woord kreeg, werkte het uiteindelijk prima. Als je fysiek bij elkaar zit, schakel je meer natuurlijk over van de een naar de ander, nu moet je de deelnemers wat meer begeleiden.

Solliciteren vanuit de auto

Het biedt ook zeker voordelen. Ten eerste ben je flexibeler. Zo hoefde ik geen rekening te houden met de bezetting van spreekkamers. Maar ook voor de sollicitanten biedt het mogelijkheden. We hadden een aantal vacatures binnen accountmanagement. De sollicitanten, die over het algemeen nu al een dergelijke functie hebben, konden mooi tussen twee klantbezoeken in de auto het sollicitatiegesprek voeren. Dat was voor 16 maart ondenkbaar!

Elkaar in de ogen kijken

Er was ook een voordeel waar ik vooraf nooit aan zou hebben gedacht, en wat ik zeker mee ga nemen in de toekomst, als we weer naar kantoor mogen. Ik voer een sollicitatiegesprek altijd met een collega, de mogelijk toekomstige lijnmanager van de sollicitant. Normaalgesproken zitten wij naast elkaar, en de sollicitant tegenover ons. Daardoor kan ik mijn collega niet even in de ogen kijken om te zien wat hij of zij van deze persoon vindt. Via Microsoft Teams lukt dat wel. We hebben dat al een paar keer ervaren, dat we precies aan elkaar konden zien wat we van een persoon of een antwoord vonden.

Nieuw onboarding programma

We hebben op deze manier zeker tien mensen aangenomen de afgelopen tijd. Die nieuwkomers moeten ook ingewerkt worden, dat is weer een andere uitdaging. Inmiddels heb ik een nieuw onboarding programma gemaakt.

Daar zit in ieder geval één dag op kantoor bij, om de benodigde spullen op te halen en het kantoor even te zien. Presentaties worden online gegeven. Aan het begin en aan het eind van de dag plannen we een tijdslot in met de manager, zodat de nieuwe medewerker al zijn of haar vragen kan stellen. Ook hebben we een proef gedaan met het delen van schermen om dingen uit te leggen. Zo proberen we steeds te vernieuwen. We willen niet dat nieuwe medewerkers niet tot hun recht komen door deze situatie.

Trots

Het hoeft niet meteen perfect te gaan, dat kan bijna niet als je ineens met zo’n verandering te maken hebt. En geloof in de kracht van herhaling. Blijf elke keer herhalen wat wel werkt – even een chatberichtje sturen als je een snelle vraag hebt – en wat niet zo goed werkt – zoals je collega’s helemaal platmailen.

Ik vind het in ieder geval knap hoe snel iedereen binnen Fivespark Microsoft Teams heeft geadopteerd. Ja, we zijn een club met vooral technisch onderlegde mannen en vrouwen, maar ga er maar aan staan. Ik ben supertrots hoe snel ons hele team deze omslag heeft gemaakt en hoe we er vol voor zijn blijven gaan.

Nieuwsgierig? Woon ons webinar bij!

Connectiviteit zit in ons DNA. Daarom organiseren wij een inspirerend en leerzaam webinar waar we je alles vertellen over de wat de combinatie van Microsoft Teams en Calling in Office 365 je als organisatie kan brengen. Interesse? Schrijf je dan hier in voor ons webinar op donderdag 12 november van 10:00 tot 11:00 uur.

Meer weten?

Wil je meer weten over onze diensten op gebied van connectiviteit, IT beheer of software development? Check in met één van onze experts en plan een adviesgesprek in.

Lees verder over IT beheer.