100 dezelfde telefoons bestellen of collega's laten kiezen?

“Zou jij voor de zaak even 100 nieuwe toestellen willen bestellen?” Het regelen van nieuwe toestellen, het lijkt simpel maar doorgaans toch meer gedoe dan je denkt. Het kiezen van de juiste toestellen, rekening houden met wensen van collega’s, snelle en efficiënte uitrol... er komt wel wat bij kijken. Toch kan je het ook een stuk makkelijker regelen. Onze collega Simone vertelt je hoe je dat doet.

De meeste MKB-organisaties kopen regelmatig nieuwe hardware. Omdat de bestaande hardware verouderd raakt of omdat de organisatie groeit. Komt zo'n vraag voor honderd nieuwe toestellen bij jou terecht, dan heb je een aantal keuzes te maken. Onze collega Simone Stekelenburg, commercieel ondersteuner bij Fivespark, helpt je daar graag bij.

Simone Stekelenburg - Commercieel Ondersteuner 

Zakelijke eisen en wensen

Simone: “Even een nieuwe telefoon, koptelefoon of laptop bestellen is natuurlijk niet zo ingewikkeld, maar wanneer je ze zakelijk inkoopt heb je natuurlijk andere eisen dan wanneer medewerkers zelf wat uitkiezen. Het is belangrijk dat je vooraf nadenkt over beveiliging en het beheer van de toestellen. Dat de telefoon kan wat je ervan verwacht. Dat je voorbereid bent wanneer medewerkers vragen hebben over hun toestel. Je moet beslissen of je één lijn trekt en iedere medewerker dezelfde telefoon geeft, of dat je mensen zelf laat kiezen. En hoe je dat dan praktisch inricht. Dat zijn het soort zaken waarmee onze klanten bij ons terecht komen: helpen met het uitzoeken van de juiste toestellen, het regelen van de bestellingen, het beheer en de support.”

Iedereen hetzelfde toestel of zelf kiezen?

“Kies je één model smartphone als telefoon van de zaak voor alle medewerkers? Dat is natuurlijk makkelijk qua beheer. Je hebt maar één handleiding nodig, je weet vrij vlot of alle nodige applicaties goed werken. Het uitrollen van updates is ook makkelijk, als iedereen op dezelfde laptop en met dezelfde Samsung of iPhone werkt. Maar iedereen hetzelfde toestel, dat heeft ook nadelen. Mensen vinden het fijn om zelf te kiezen, want ze hebben allemaal zo hun eigen wensen en eisen. Soms omdat ze voor hun werk echt een ander type toestel nodig hebben, bijvoorbeeld een ruggedized toestel dat je ook met medische handschoenen kunt bedienen. En soms omdat ze gewoon een persoonlijke voorkeur hebben voor bijvoorbeeld Apple of Samsung”, vertelt Simone.

In haar rol heeft ze al veel organisaties bij dit soort keuzes geadviseerd: “We zien vaker dat bedrijven hier mee worstelen. We adviseren wat het best werkt binnen de situatie en we kunnen vervolgens ook de hele uitvoering of een deel daarvan uit handen nemen.”

Webshop voor jouw medewerkers

Kies je voor een Choose Your Own Device-programma (CYOD), dan heb je het beste van beide werelden. “We richten dan een webshop in waar medewerkers een zakelijke telefoon, laptop en eventuele accessoires kunnen bestellen”, zegt Simone. “We maken zelf een selectie van geschikte devices, die kan heel breed of juist wat smaller zijn, afhankelijk van de wensen bij onze klant. Ook de accessoires regelen we. Zo plakken we eventueel direct een screenprotector op de telefoon en leveren we ook een smartphonehoesje mee, zodat de toestellen netjes blijven en minder snel kapotgaan.”

Vaak werken we in de webshop met vouchers: “Als onze klant dat wil, dan regelen we vouchers waarmee medewerkers zelf een toestel en accessoires kunnen uitkiezen. Mensen hebben dan een duidelijk budget, wat ze eventueel kunnen verhogen door zelf bij te betalen: bijvoorbeeld als ze liever een iPhone 14 hebben, terwijl de standaardkeuze van het bedrijf een iPhone SE is. De administratie regelen wij dan verder, zowel de betaling als de gebruikersovereenkomst. Daar heeft de werkgever geen omkijken naar.”

In onze webshop vind je alle grote aanbieders terug, en verschillende zakelijke programma’s van Google, Microsoft en Apple. Je hebt keuze uit tal van eenvoudige, midrange en highend toestellen. Daarnaast bieden we onder andere Fairphone aan: een Nederlands merk dat modulaire en zelf te repareren telefoons maakt. Een mooie keuze voor wie graag met duurzame hardware werkt.

Direct goed geïnstalleerd

Heeft je medewerker een bestelling geplaatst, dan krijgt hij of zij de telefoon rechtstreeks thuisbezorgd. Zodra men het toestel aanzet wordt het IMEI-nummer direct herkend in de cloud en worden bedrijfsapplicaties en gewenste profielen of instellingen automatisch geïnstalleerd. “Enrollment, oftewel het uitrollen van de software, gebeurt volgens de specificaties van de organisatie. Dat kunnen we eventueel op individuele medewerkers afstemmen,” gaat Simone verder.

“Uiteraard allemaal in een beveiligde omgeving. We zorgen voor een goed MDM, mobile device management, bijvoorbeeld Samsung Knox. Dat kun je ook gebruiken voor hardware van andere merken, niet alleen voor Samsung-telefoons. We zorgen voor een veilige omgeving, waarin bijvoorbeeld medewerkers niet per ongeluk risicovolle apps op hun telefoon kunnen zetten. En we zorgen ervoor dat bepaalde zakelijke apps automatisch worden geïnstalleerd. Daarnaast zorgen we dat updates direct doorgevoerd worden, of we houden ze juist tegen als dat gewenst is. We houden in ieder geval continu de beveiliging goed in de gaten en zorgen ervoor dat het risico op datalekken zo laag mogelijk is.”

Het is trouwens ook mogelijk om het uitdelen en uitrollen van de nieuwe toestellen op locatie te regelen. Gewoon bij jou op kantoor, of op een locatie naar keuze. Dat deden we bijvoorbeeld voor Gemeente ’s Hertogenbosch. Onze collega Sandra vertelde daar eerder al eens over: 1200 iPhones uitrollen, hoe pak je dat aan?

Support voor medewerkers

Bestel je in één keer een grote hoeveelheid nieuwe hardware, dan kan dat best wat supportvragen van medewerkers opleveren. Voor de interne IT-organisatie kan het lastig zijn om dat op te vangen. Daar helpen we dus graag bij: op locatie, maar ook online, via Teams. Voor een grote groep medewerkers, of gewoon wanneer er zo af en toe een nieuwe collega aangenomen wordt.

“Met mijn team vinden we het mooi om het klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken,” vertelt Simone. “Dat is uiteindelijk toch waarom ze voor ons kiezen, omdat het goed geregeld moet zijn. Naast dat we al die toestellen registreren, beheren en beveiligen, zijn we op dit moment ook bezig met een nieuwe ontwikkeling: we werken aan een koppeling met de databases van onze klanten, zodat we bijvoorbeeld alle gegevens rechtstreek in servicemanagement-software als TOPdesk kunnen tonen.”

Over die laatste ontwikkeling hoor je binnenkort meer! Wil je nu vast meer weten over de webshop, support of mobile device management? Plan gerust een adviesgesprek in. Onze specialisten denken graag met je mee.

Lees verder over Hardware.