Goed bereikbaar zijn en altijd en overal kunnen werken wordt steeds belangrijker. De juiste tools helpen daarbij. Steeds meer organisaties maken daarom de overstap naar een toekomstbestendige communicatieoplossing. Ivonne de Jonge, onze key accountmanager, vertelt in deze blog over het belang van goed projectmanagement bij die overstap.
Een goede samenhang
Doordat telecom en IT steeds meer geïntegreerd zijn, neemt de complexiteit van projecten toe. Daarmee groeit ook het belang van projectmanagement. De verschillende elementen binnen een project zijn op zichzelf gezien redelijk simpele activiteiten. Maar om dat allemaal op elkaar af te stemmen en te zorgen dat de juiste oplossing op het juiste moment wordt opgeleverd bij de juiste medewerker, moet je een goede samenhang creëren.
Goed projectmanagement zorgt voor die samenhang. Daarbij is het wel belangrijk dat zowel de opdrachtgever als de leverancier zich daarvoor inzet. Uit ervaring weten we dat projecten waarbij aan de klantzijde het projectmanagement niet serieus genoeg wordt genomen, minder succesvol zijn, op gebied van zowel doorlooptijd en opleversnelheid als klanttevredenheid. Het beheren van de verschillende projectonderdelen en daar duidelijk op sturen, is cruciaal voor het succes van een project.
Klusje van niks
Stel, een organisatie wil tweehonderd telefoons kopen voor hun medewerkers, en die – inclusief de juiste inrichting en beveiliging – aan hun medewerkers geleverd hebben. Klinkt simpel, maar daar komt heel wat bij kijken. Vergelijk het met het schilderen van je woonkamer. Fluitje van een cent, doen we in een dag, denk je van tevoren. Maar als je alle werkzaamheden op een rijtje zet, blijkt dat in de meeste gevallen niet realistisch. De huiskamer moet leeg (waar laat je je spullen?), de plinten moeten afgeplakt (wat doe je met de vloer?), je moet de juiste verf halen bij de bouwmarkt (vergeet de grondverf niet), voor je aan de eerste muur toekomt, is er al bijna een dag voorbij.
Bij een connectiviteitsproject komt ook van alles kijken. In de meeste gevallen mogen de medewerkers kiezen uit drie, vijf, misschien wel tien modellen telefoon. Daar moet een omgeving voor worden opgezet waar ze die keuze kunnen maken. De eerste honderd mensen weten niet hoe snel ze hun keuze bekend moeten maken, maar dan zijn er nog honderd over die misschien besluiteloos zijn, niet weten wat ze willen of moeite hebben met een online omgeving. Heeft iedereen eenmaal z’n keuze gemaakt, dan moet al die informatie verzameld worden en de juiste telefoon bij de juiste medewerker terecht komen. Daar moeten afspraken voor gemaakt worden. En dan schets ik nog een eenvoudig scenario.
Intensief contact
Onlangs hebben wij voor een opdrachtgever 13.000 medewerkers, verdeeld over verschillende locaties, in drie maanden tijd van een nieuwe telefoon voorzien. Dat hebben we alleen kunnen realiseren omdat we een goed projectmanagementteam hadden. Dit team bestond uit zowel mensen van Fivespark als dedicated mensen aan de kant van de opdrachtgever. In het begin hadden we dagelijks overleg, later kon dat teruggebracht worden naar wekelijks overleg, maar het contact was intensief. Alleen zo konden we zekerstellen dat alles wat belangrijk was ook goed werd uitgevoerd.
Doodsteek
Natuurlijk kun je er als organisatie voor kiezen om een groot deel van het projectmanagement uit te besteden. Maar hoe klein je eigen aandeel in projectmanagement ook is, je moet erin investeren. En dan doel ik niet alleen op tijd en geld, maar ook op menskracht.
Als je het projectmanagement uitbesteedt, is er nog steeds iemand nodig binnen jouw organisatie. Iemand die niet alleen weet hoe alles reilt en zeilt binnen jouw organisatie, maar ook beslissingen mag nemen en het project hoog op zijn of haar agenda heeft staan, zodat er snel geschakeld kan worden en eventuele problemen snel in de kiem gesmoord kunnen worden. Doe je dat niet, dan is het onmogelijk een project goed te managen. De doodsteek voor het succes van je project.
En daar wordt niemand blij van.
Nieuwsgierig?
Verder praten over hoe wij onze projecten managen en hoe wij kunnen zorgen dat jouw organisatie binnen de afspraken over een toekomstbestendige oplossing kan beschikken? Of wil je weten over onze diensten op gebied van connectiviteit, IT beheer of development binnen je organisatie? Neem vrijblijvend contact op via 088-411 00 33 of info@fivespark.com. We denken graag met je mee.
Lees verder over Adoptie.
