Beheer met Microsoft Teams zakelijke telefonie eenvoudig zelf

20-02-2023
Featured Image

In dit blog

    Ondanks de opkomst van online vergaderen en chatten, blijft good old bellen voor jouw bedrijf belangrijk. Je klanten willen je immers direct kunnen bereiken, net zoals jij zaken snel via een telefoontje wilt kunnen regelen. 

    Goede kans dat jouw bedrijf nog via een vaste aansluiting en VoIP-centrale belt. Met alle (extern) beheer en geregel wat daarvoor nodig is. Kan dat niet eenvoudiger en sneller? Jazeker kan dat, want met Microsoft Teams Telefoon (M365 Phone) stap je over naar bellen in de cloud en regel je zakelijk bellen in een handomdraai zelf.

    In een eerder artikel keken we naar de voordelen van Microsoft Teams Telefoon voor jou als gebruiker. Denk bijvoorbeeld aan een hogere productiviteit, omdat je minder hoeft te schakelen tussen taken en software. Bellen met Teams is niet alleen interessant voor gebruikers: het biedt juist ook behoorlijke voordelen in het beheer van je centrale. Daar kijken we in dit artikel naar.

    Eenvoudig beheren vanaf iedere werkplek

    De ieder bekende VoIP-centrales staan niet bepaald bekend om hun eenvoudige en flexibele beheer. De systemen zijn doorgaans niet gebruiksvriendelijk en het beheer vraagt om serieuze expertise – intern of ondergebracht bij een externe partij. Dat maakt je minder flexibel, want iedere kleine wijziging is ‘gedoe’.

    Kies je voor Bellen met Teams, dan heb je daar geen last meer van. Je kunt alles eenvoudig beheren vanaf je werkplek, vergelijkbaar met hoe je Microsoft 365 of Microsoft Teams beheert. Begint er binnenkort een nieuwe medewerker in je bedrijf? Met een paar muislikken is die meteen voor iedereen bereikbaar. Wil je een telefoonnummer in een vakantieperiode of tijdens ziekte doorschakelen naar een ander nummer? Fluitje van een cent. 

    Flexibel en gemakkelijk op- en afschalen

    Vraag 10 ondernemers naar wat essentieel is om als bedrijf te floreren en alle 10 zullen ze antwoorden dat flexibiliteit en wendbaarheid onmisbaar zijn. Bellen met Teams sluit hier perfect op aan, omdat je door het eenvoudige beheer snel op en af kunt schalen. 

    We noemden al het toevoegen van een nieuwe medewerker, maar ook een compleet team voeg je in no time toe en is dan meteen bereikbaar. Handig als je bedrijf bijvoorbeeld met tijdelijke (project)teams werkt, of met tijdelijke telefoonnummers voor specifieke acties. En na afloop van een project of actie schaal je net zo simpel weer af of zet je medewerkers over naar een ander team.

    Kosten besparen

    Kosten besparen is altijd mooi en in deze tijd misschien wel extra welkom. Met Teams Telefoon kan dat. Hoewel iedere organisatie anders is, kun je doorgaans besparen op kosten voor service, onderhoud, VoIP-toestellen en de belcentrale zelf. Met Teams bel je immers vanuit de cloud, via je internetverbinding die je toch al hebt. Daar staat tegenover dat je mogelijk een (eenmalige) investering in headsets nodig hebt.

    Een en ander is afhankelijk van je huidige setup en je wensen voor de toekomst. Ben je benieuwd hoe dat voor jouw organisatie zit, neem dan gerust eens contact met ons op voor een demo of kostenindicatie. Een van onze collega’s denkt graag met je mee.

    Beter bereikbaar met cloud bellen

    Steve Jobs zei ooit dat grote dingen in het bedrijfsleven nooit door één persoon gedaan worden, maar door een team van mensen. En goede communicatie is daarbij cruciaal. 

    Teams cloud telefonie ondersteunt optimale communicatie omdat het simpelweg op iedere computer, tablet of smartphone werkt. Je bent, als je dat wilt, altijd en overal bereikbaar: eenvoudiger en flexibeler dan met een combi van VoIP en mobiele telefonie. 

    Extra opties

    En wil je de communicatie in jouw bedrijf helemaal naar de top brengen? Benut dan de extra opties in Teams Telefoon zoals voice enabled channels. Hiermee kan je een telefoonwachtrij aan een kanaal in Teams toevoegen. Ideaal voor serviceafdelingen en helpdesks, omdat medewerkers een telefoontje uit de wachtrij kunnen aannemen en tegelijkertijd informatie bij collega's (in het kanaal) kunnen opvragen en delen. 

    Of gebruik anders de optie om belgroepen in te stellen waarbij een binnenkomend telefoontje bij alle groepsleden tegelijk overgaat. Of een-voor-een binnen de groep in een volgorde die jij bepaalt. Uiteraard zijn deze opties ook weer eenvoudig vanaf je werkplek te beheren.

    Integratie met andere Microsoft-producten

    Integratie in IT leek een tijdje een buzzwoord dat weer zou verdwijnen, maar is dat zeker niet want de voordelen van koppelen van systemen spreken blijvend voor zich. Zoals het voordeel dat je gegevens dan maar één keer hoeft in te voeren. Of dat je gegevens vanuit verschillende systemen in één overzicht of scherm op kunt vragen. 

    Logisch dus dat Teams Telefoon met Outlook samenwerkt om contacten te synchroniseren en met SharePoint om een (voice-enabled) kanaal met een SharePoint Site te koppelen. Zodat je vanuit welke software dan ook, altijd met de laatste en zelfde gegevens werkt en snel kunt schakelen.

    Optimaal beveiligen met end-to-end encryptie

    Last, maar zeker niet least, is het voordeel dat alle telefoongesprekken in Teams Telefoon via end-to-end encryptie beveiligd zijn. En dat geeft gewoon een veilig gevoel. Ook al acht je het risico voor jouw bedrijf misschien klein, end-to-end encryptie geeft je de zekerheid die je zoekt.

    Cloud calling heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld van noviteit tot volwassen technologie, en daarmee een serieuze vervanger voor de VoIP-centrales. Ben je benieuwd of Bellen met Teams voor jou een interessante optie is, laat één van onze experts contact met je opnemenb voor een demo of een verkennend gesprek.

    We vertellen je ook graag meer over de alternatieven, zoals Cisco’s Webex en welke opties bij jouw bedrijf passen.

    Lees verder over Connectiviteit.

    Lees verder

    Ontdek hoe Fivespark IT-uitdagingen aanpakt met toegankelijke oplossingen

    Benieuwd naar hoe Fivespark de complexe wereld van IT vereenvoudigt? In een recent interview met Dutch IT Channel bespreken onze CTO Kees va.

    Zo maken we prioriteit van goed werkgeverschap

    Ruim zeventig Fivespark-medewerkers zijn dagelijks in de weer om een fijne en veilige digitale werkplek voor onze klanten te realiseren. Daa.

    Wat doe je met oude hardware? Inleveren!

    Wat doet jouw organisatie met hardware die end of life is? Weggooien, in een kast laten verstoffen of inleveren? Michael Groen, inkoopmanage.