Onze samenwerking met gemeente ‘s-Hertogenbosch gaat al heel wat jaren terug. Onlangs hebben we een mooi project afgerond waarbij we 1200 medewerkers voorzagen van een nieuwe telefoon. Ben je benieuwd hoe we dat aanpakken? Dat gaan we je uitleggen!
Nieuwe hardware uitrollen
Als het op de uitrol van nieuwe devices aankomt bieden wij drie mogelijkheden.
- Toestellen worden verzonden naar de IT-afdeling die het verder afhandelt
- Medewerkers krijgen hun devices thuisbezorgd
- Wij organiseren voor de organisatie een uitroldag
Alle drie de opties hebben andere voordelen. Omdat het in deze situatie om het vervangen van veel devices in één keer ging koos de gemeente 's-Hertogenbosch voor een uitroldag. Hierbij komt een speciaal team van Fivespark langs op kantoor, of op een andere locatie om alle medewerkers hun nieuwe telefoons te geven en te eventueel te voorzien van begeleiding.
Iedere drie jaar
Gemeente ’s-Hertogenbosch werkt met iPhones voor zo’n 2600 medewerkers binnen de organisatie. Met het oog op security worden die toestellen iedere drie jaar vervangen. In 2013, 2016, 2019 en 2022 was onze collega Sandra van der Wilt met haar projectteam verantwoordelijk voor de uitrol van de toestellen.
Sandra: “Het zijn hele leuke dagen. Er heerst een leuke sfeer, het voelt toch alsof mensen een cadeautje krijgen. Sommige mensen komen echt glunderend binnen om hun nieuwe iPhone op te halen, een ander iets meer gespannen voor wat komen gaat.”
Van links naar rechts: een deel van het Fivespark projectteam bestaande uit Sandra, Gioia, Zoë en Mike, met daarnaast Cheryl Luchmun en Tim van Eeten, medewerkers Digitale werkomgeving Gemeente ’s-Hertogenbosch
Van persoonlijk naar groepsuitrol
Voorheen hebben we deze uitrolprojecten steeds 1-op-1 gedaan, dit keer koos de gemeente voor een groepsuitrol. Mensen konden zich aanmelden voor een tijdsslot van een uur, met 20 man per keer. In dat uurtje leveren ze hun oude telefoon in en activeren ze het nieuwe toestel. Sommige mensen zijn met een kwartiertje weer weg, anderen hebben wat meer tijd nodig. Natuurlijk worden alle telefoons direct geregistreerd en kunnen we eventuele problemen meteen oplossen.
Kennis en kunde
Sandra: “Ik doe heel regelmatig dit soort hardwareprojecten, met een vast projectteam voor verschillende klanten. Het leuke is dat we door de jaren heen de reacties van medewerkers wel zien veranderen. Toen ik in 2013 startte zaten er nog best wat mensen tussen die voor het eerst een smartphone in hun handen kregen. “Moet dat nou, zo’n ding?” was dan de vraag. Dan was het aan ons om wat weerstand weg te nemen en te laten zien hoe het werkt. Inmiddels zijn we dat punt wel voorbij. Mensen swipen erop los, ze hebben hooguit nog wat hulp nodig met het overzetten van data of het eigen maken van een nieuw besturingssysteem. Bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch is dat verder niet aan de orde, mensen werken daar al jaren met iPhones. En ze kunnen dus direct goed werken met hun nieuwe toestel.”
Goede voorbereiding
Zoals altijd geldt ook hier: een goede voorbereiding is het halve werk. De uitrol is in verband met levertijd van de iPhones verspreid over het jaar. In april en juni werden de eerste 200 toestellen uitgereikt, in oktober en november volgde een tweede batch van 1000 toestellen.
“We proberen te helpen waar we kunnen. Mensen gebruiken de toestellen vaak zowel zakelijk als privé, maar de gemeente biedt natuurlijk alleen zakelijke ondersteuning. Bij de uitrol kunnen wij ook niet uitgebreid helpen wanneer het met hun persoonlijke data niet goed loopt. Daarom regelen we dit zoveel mogelijk vooraf: we maken handleidingen waarin duidelijk wordt dat je ook je privé zaken zoals contacten, foto’s en whatsapp vooraf moet back-uppen. En hoe dat dan werkt met iCloud enzo. Dan gaat het op de dag van uitrol in 1x goed, dat scheelt mensen een hoop stress. En zo bieden we goede ondersteuning, zonder dat we er op de dag zelf veel tijd aan kwijt zijn,” aldus Sandra.
Meer weten?
Wil jij ook veilig, soepel en gecontroleerd je hardware uitrollen? Check dan onze pagina over uitrol, daar kan je alles vinden over de verschillende opties die er zijn om hardware bij je medewerkers te krijgen. Liever menselijk contact? Laat ons contact opnemen voor passend advies. Wij helpen je graag aan de oplossing die bij je past.
Als het op hardware aankomt zijn er ontzettend veel mogelijkheden, benieuwd naar wat er allemaal kan? Lees verder over Hardware.
-1.png)