5 Tips om jouw IT-strategie af te stemmen op economisch mindere tijden

19-12-2022

In dit blog

    Als het economisch even tegenzit, is het bepalen van een IT-strategie een extra grote uitdaging. Bezuinigen ligt voor de hand, maar is dat altijd de verstandigste keuze? En hoe blijf je als  (IT-)organisatie wendbaar in onzekere tijden? We geven 5 tips om ook in economisch mindere tijden vooruit te blijven kijken. 

    Onze huidige economie kenmerkt zich door drie ontwikkelingen die tegelijkertijd spelen. In de eerste plaats hebben we te maken met een ongekend hoge inflatie. Daarnaast is het bijzonder moeilijk om goede mensen te vinden. Ten slotte spelen wereldwijde leveringsproblemen van allerlei materialen. Drie zaken om in je IT-strategie rekening mee te houden. 

    Wil je snel kunnen inspelen op de kansen en bedreigingen waar je mee te maken krijgt, dan ben je gebaat bij een flexibele insteek. Een wendbare IT-organisatie, zo gezegd. Waar je snel kunt schakelen bij onverwachte omstandigheden, zoals de lockdowns in de coronaperiode. Waar je zonder gedoe op- en afschaalt, als de organisatie groeit of krimpt. En waar je een andere richting in kunt slaan, wanneer de praktijk daar om vraagt. 

    Los van de economie is het natuurlijk altijd verstandig om bewust te werken aan een wendbare (IT-)organisatie, zodat je altijd in kunt spelen op nieuwe ontwikkelingen.Daarbij is het zaak om de kansen die er zijn niet te laten liggen en verantwoord maar niet krampachtig te ondernemen. Wat kun je doen om dit te bereiken? 

    1. Richt je IT flexibel in

    Of je nu een startup bent met groeistuipen of een organisatie die noodgedwongen moet krimpen, zorg dat je je IT eenvoudig kunt op- en afschalen. Niets zo vervelend als hard- en software die een blok aan je been zijn.  

    Overweeg bijvoorbeeld om (een deel van) je infrastructuur naar een cloudomgeving te verplaatsen. Je netwerk, besturingssystemen, (virtuele) machines, servers en opslag bij een cloudprovider huren, betekent dat je altijd kunt op- en afschalen en dat je in principe enkel betaalt voor wat je gebruikt (IaaS: Infrastructure-as-a-Service). 

    Een ander voordeel van een cloudstrategie is dat medewerkers heel eenvoudig altijd en overal goed beveiligd toegang kunnen krijgen tot systemen en software. Bovendien wordt het IT-beheer een stuk eenvoudiger, waardoor jij je weer meer kunt bezighouden met je primaire processen. 

    1. Automatiseer je processen

    Breng je de werkprocessen van jouw organisatie in kaart, dan zul je zien dat er best wat routinematig werk tussenzit. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van data en het vullen van dashboards. Het zijn werkzaamheden waar de meeste mensen niet enthousiast van worden (want saai en repetitief werk), en wat in principe sneller en minder foutgevoelig kan worden uitgevoerd, wanneer je deze taken automatiseert.  

    Tijd dus om te bekijken welke processen je kunt automatiseren. Denk aan het automatisch versturen van e-mails, het invoeren van gegevens in databases of het invullen van formulieren. Automatisering hiervan leidt niet alleen tot meer tevreden medewerkers en minder fouten: door processen vergaand te automatiseren, worden ze ook goedkoper. Een stuk software is bovendien veel makkelijker schaalbaar dan mankracht, én je speelt extra mankracht vrij voor de zaken die je niet kunt automatiseren. 

    Dit is iets wat we bij Fivespark ook graag voor je doen: we beheren en bouwen allerlei applicaties op maat. Vaak zijn dat bedrijfskritische processen, maar het kunnen ook gerust kleinere applicaties zijn. We regelen het beheer en een moderne infrastructuur, waar nodig kunnen we ook een al bestaande (legacy) applicatie herbouwen of moderniseren. Wil je daar meer over weten, neem dan gerust contact met ons op. 


    💡 Wist je dat AI en Machine Learning hier ook van waarde kunnen zijn?  
    Zo is het beoordelen van security-incidenten grotendeels te automatiseren door zelflerende algoritmes te gebruiken. Deze zijn steeds beter in staat risico's correct te beoordelen. In productiebedrijven kan AI helpen de constant fluctuerende kosten van materiaal en vervoer in de gaten te houden. 


    1. Ontdoe je van alles wat je niet gebruikt

    Als je eens goed gaat zitten om een gedetailleerd inzicht te krijgen in je uitgaven kom je er snel achter waar je kunt besparen. Voor welke producten en diensten betaal je terwijl je er niet of nauwelijks gebruik van maakt? Softwarelicenties zijn hier beruchte kostenposten. In heel veel organisaties is sprake van dubbele licenties of abonnementen waar niemand gebruik van maakt. Goed contractmanagement voorkomt dat. 

    Daarnaast zijn grote softwaresuites berucht. Die bevatten in de regel een heleboel functionaliteit waar jij en je medewerkers nooit naar omkijken. One size does not fit all, ofwel, jouw organisatie heeft specifieke wensen waar maatwerksoftware mogelijk veel beter en goedkoper aan voldoet dan een enorm softwarepakket. 

    1. Investeer slim

    Hoeveel er ook te besparen valt, op sommige uitgaven kun je nu eenmaal niet bezuinigen. Sommige investeringen komen de productiviteit van je organisatie alleen maar ten goede en kun je beter niet verwaarlozen:  

    • Bezuinig niet op security en informatiebeveiliging. Cyber aanvallen, datalekken, ransomware en andere incidenten hebben grote gevolgen (o.a. financieel, imago, dataverlies, privacy) waar je niet lichtvoetig mee om kunt gaan.  
    • Uitgaven in backup- en recovery-oplossingen blijven ook noodzakelijk.  
    • Slimme investeringen in software die de productiviteit verhoogt, verdienen zichzelf terug.  

    Bij al deze oplossingen maak je het best een afweging tussen de kosten en jouw specifieke wensen.  

    1. Verlies je niet in een defensieve opstelling

    De verleiding is groot om in een haperende economie uitsluitend op de kosten te letten en eerder in een soort overlevingsstand te schieten dan aan groei te denken. Dat is begrijpelijk, maar meestal is het niet de juiste aanpak. Zo min mogelijk risico nemen en alleen maar proberen je bedrijf door de storm te loodsen, maakt je uiteindelijk zwak en niet in staat om nieuwe kansen te grijpen wanneer ze zich aandoen. 
     

    Bedrijven die te erg in de kosten snijden, hebben het gemiddeld moeilijker om na een recessie weer op te krabbelen. Beter is het om te kijken naar je operationele efficiëntie. Wees realistisch en kies voor een gematigde strategie die past bij het huidige economische klimaat, maar ook bij je plannen voor de toekomst. Eigenlijk vergelijkbaar met wat je doet wanneer het economisch juist voor de wind gaat: verantwoorde beslissingen nemen, niet te gek doen, vooruit kijken en kosten en baten goed tegen elkaar afwegen. 


    Hoe kunnen wij je helpen? 

    Onzekere tijden bieden kansen om je manier van werken en je IT-infrastructuur opnieuw tegen het licht te houden en te optimaliseren. Bij Fivespark hebben we daar ruim twintig jaar ervaring mee.