Werkplekbeheer ontzorgd bij British School of Amsterdam

Door onze consultant Daniel van Egdom

Een aantal maanden geleden liep ik over de Amsterdamse Havenstraat, naar de oude strafgevangenis. Voor een potentiële nieuwe klant mocht ik een Site Survey doen rondom de digitale werkplek: we kijken dan naar de bestaande techniek en processen, hoe IT ervaren wordt en hoe men zo goed mogelijk zou kunnen werken. Het is voor mij als consultant altijd interessant om ergens binnen te komen en met open blik te bekijken hoe de zaken in elkaar zitten. En des te mooier als blijkt dat er mooie kansen liggen om via de techniek de business te verbeteren. Ik stel je graag voor aan onze nieuwe opdrachtgever: The British School of Amsterdam.

De gevangenis was vroeger een klant van mijn vader, waar ik aan de eettafel nog wel eens wat over hoorde. Het monumentale pand is recent grondig gerenoveerd, met behoud van de karakteristieke elementen. Een imposant gebouw, waar ik vanuit mijn roots nu extra nieuwsgierig naar was!

Iedere omgeving zijn eigen uitdagingen

The British School of Amsterdam werd eind jaren 70 opgericht door drie Britse gezinnen. Zij vertrokken voor enkele jaren naar Nederland en wilden de kinderen graag thuis lesgeven. Inmiddels zijn we ruim veertig jaar verder en is het huiskamerschooltje uitgegroeid tot een flinke internationale school. In 2021 vonden ze in het pand aan de Havenstraat een fijne plek voor een team van 200+ medewerkers en meer dan 1.200 leerlingen in de leeftijd van 3 tot 18 jaar.

Uit ervaring weet ik dat iedere (IT-) omgeving zo met zijn eigen uitdagingen komt. In het onderwijs kun je denken aan flinke piekbelasting in device management aan het begin van het schooljaar. Of aan IT-savvy tieners die de grenzen opzoeken van het lokale netwerk en andere IT-systemen. En als we het dan toch over netwerken hebben: voor deze school biedt de locatie een extra uitdaging. Een gevangenis van ruim 130 jaar oud. Kun je je voorstellen hoe dik de muren daar zijn? Iets om rekening mee te houden bij bijvoorbeeld het uitrollen van een Wi-Fi netwerk.

Wat gaan we doen?

Onze Site Survey en presentaties werden positief ontvangen, waardoor we The British School of Amsterdam als klant mogen verwelkomen. Vanaf nu verzorgen we bij Fivespark de digitale werkplek voor docenten en staf. In de praktijk betekent dit dat we zo onzichtbaar mogelijk zullen zijn: we gaan ervoor zorgen dat zaken gewoon goed werken.

We zetten proactief in op security en monitoren de devices waar medewerkers mee werken. We monitoren de verbindingen en zorgen dat eventuele onregelmatigheden direct nagekeken worden. Natuurlijk controleren we ook zaken als het operating system en third party software op updates, voor zowel werkstations als servers.

^ Voorbeeld van een onderdeel van de rapportage, waar direct na onboarding blijkt dat we met onze werkwijze het verschil kunnen maken

 In totaal controleren we continu tal van punten waarop we kunnen meten of alle medewerkers goed en gemakkelijk met hun laptop of ander device zorgeloos kunnen werken. Blijkt dat niet het geval? Dan rolt dat direct uit de rapportage en kunnen we proactief aan de slag met een oplossing.

Dat we daar snel op inspelen komt de gebruikerservaring van de medewerker ten goede, want niemand wordt blij van bijvoorbeeld een trage laptop. Daarnaast is de kans op serieuze security-problemen zo veel kleiner: we zitten er bovenop als er wat aan de hand is. Ook ransomware heeft onze aandacht. Dat is niet direct aan de orde van de dag, maar zeker een reëel risico. Bij een aanval wordt een device direct geïsoleerd, waarbij ons securityteam nog wel toegang heeft om het device gecontroleerd op te schonen en weer terug in het netwerk te brengen.

Naast de digitale werkplek verzorgen we het support voor de totale IT-omgeving voor The British School of Amsterdam. Gebruikersvragen worden telefonisch of via een ticketsysteem opgepakt en beantwoord via onze supportafdeling.

En wat mensen op de werkvloer van ons gaan merken?

Tja, eigenlijk niks dus! Als wij ons werk goed doen, dan blijven we op de achtergrond en zijn we praktisch onzichtbaar. Dan werkt alles zoals het hoort en blijft dat ook zo. De software die we gebruiken wordt automatisch uitgerold bij het leveren van het device.

Voor het management van de school gaan er wel degelijk dingen veranderen: uitgebreide en volledig transparante rapportages, inzicht en controle op de systemen én de zekerheid dat ons securityteam proactief meekijkt en waar nodig direct kan ingrijpen.

Verder zal men bij eventuele vragen of storingen merkbaar sneller geholpen worden dan voorheen. Onder het credo First Time Right zorgen we ervoor dat support direct op de juiste manier wordt opgepakt en afgehandeld.

Om praktische zaken direct op te kunnen pakken is één van onze Fivesparkers gedetacheerd op locatie. Hij houdt als IT-projectmanager de touwtjes strak in handen. Hij maakt zich hard voor The British School of Amsterdam en zorgt dat alle afspraken nagekomen worden. Zo’n tussenschakel werkt heel prettig, voor beide partijen.

Dat vindt onze opdrachtgever:

“Hoewel onze samenwerking pas net van start gaat, zijn we tot dusver uitermate tevreden met wat we van Fivespark gezien hebben en samen opgepakt hebben. We zetten de kwaliteitsstandaard hoog, ook voor onze partners. Ik waardeer dat Fivespark praktisch voor ons aan de slag gaat, met bijvoorbeeld de Digitale Werkplek en tweedelijns support, maar ook de kennis en visie die men meebrengt en de volledige aandacht van zowel de IT’ers als het management.

Zo blijven we bij: voorheen hielden we IT-ontwikkelingen zelf in de gaten, maar dat wordt gewoon te complex. Ik heb er nu alle vertrouwen in dat Fivespark voor ons het landschap bijhoudt. Dat geeft rust en focus. Ik kijk uit naar de projecten die we samen nog zullen gaan oppakken in de komende jaren.”

-Bas van Haver
Director of Finance & Operations bij The British School of Amsterdam

Bij The British School of Amsterdam is het nieuwe schooljaar inmiddels weer begonnen. We wensen jullie een mooi nieuw jaar en we kijken uit naar een prettige samenwerking!

Wil je meer weten over de digitale werkplek, of ben je benieuwd hoe jouw organisatie scoort op de Site Survey? Neem even contact met me op via vanegdom@fivespark.com of 088 - 411 00 33.

Lees verder over IT beheer.