Microsoft is een AI-assistent aan het maken - Deze 7 dingen worden veel makkelijker

Mails en offertes worden praktisch vanzelf opgesteld. Een Word-document zet je in drie klikken om naar een flitsende presentatie in PowerPoint. Teams-meetings worden automatisch samengevat. Volgens Microsoft zal AI-toepassing Copilot de manier waarop we Office en andere M365-software gebruiken radicaal veranderen. De software wordt slimmer, en gebruikers productiever. 

Dat Microsoft kunstmatige intelligentie gaat toepassen in M365 is niet zo'n verrassing. De softwaregigant investeerde de afgelopen jaren miljarden dollars in OpenAI, het bedrijf dat ons ChatGPT bracht en het bijbehorende taalmodel GPT4 ontwikkelde. Met toegang tot die kennis kan Microsoft ook voor de eigen software grote stappen zetten. 

Onder de noemer Copilot zal Microsoft op zeer korte termijn generatieve AI toevoegen aan kantoorapplicaties als Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. De applicaties krijgen nieuwe mogelijkheden, maar ook de samenwerking tussenprogramma’s wordt geavanceerder. En vooral: het is de bedoeling dat Copilot het werk van iedere kenniswerker makkelijker gaat maken. We zetten de voordelen voor je op een rij. 

1. Tekst samenvatten, aanvullen en redigeren 

De functionaliteiten van ChatGPT, maar dan direct in Word - dat biedt flink wat mogelijkheden. Of je nu een LinkedIn-post, een uitnodigingsbrief of een rapport moet schrijven, iedereen kan wel wat schrijfhulp gebruiken. Op basis van wat instructies maakt Copilot in Word een eerste ontwerp, schrijft het een inleiding of vult het een bestaande tekst aan. Daarbij is het ook mogelijk de schrijfstijl aan te passen: vlotter, juist heel formeel of conform de schrijfstijl van het bedrijf of de klant.  

Ook redactiewerk kun je overlaten aan Word. Bijvoorbeeld door Copilot te vragen een aantal extra argumenten te bedenken om een offertetekst sterker te maken. Het spreekt voor zich dat het altijd nodig zal zijn om de teksten zelf te checken en te finetunen (net als bij ChatGPT), maar Microsoft belooft het schrijfproces makkelijker en aangenamer te maken. 

2. Supersnel en eenvoudig presentaties maken 

Volgens Microsoft gebruiken de meeste mensen maar 10 procent van alle mogelijkheden van PowerPoint. Copilot moet daar verandering in brengen. Zo kan de gebruiker met een opdracht in spreektaal een presentatie laten ontwerpen en aanpassen. Daarbij kan het foto's of tekst toevoegen uit een relevant document dat eerder is gemaakt.  

Ook de tekst van een Word-document (bijvoorbeeld een beleidsplan) kan met één opdracht worden omgezet in een gelikte presentatie. Het toevoegen van overgangen tussen dia's, het aanpassen van kleuren of het visueler maken van een dia waar wat veel tekst op staat, is ook met één opdracht te regelen. 

3. Onbegrijpelijke formules in Excel? Verleden tijd. 

Laat zien welke drie producten het afgelopen jaar het meest winstgevend waren. Welke trends kun je in deze cijfers ontdekken? Maak van de gegevens uit deze tabel een staafgrafiek. Hoe heb je deze draaitabel gemaakt? 

Met dit soort prompts wordt Excel ook voor mensen met cijferangst gesneden koek. Niet alleen maar formules of lastige opdrachten, maar instructies in spreektaal. Daarbij is ook een echt gesprek mogelijk, waarbij Copilot vervolgvragen stelt, bijvoorbeeld: zal ik nog meer trends uit de data proberen te halen? 

4. De baas over je inbox 

Voor veel kenniswerkers is de mailbox een blok aan het been. Alle mails vechten om aandacht om als eerste te worden beantwoord. En dat beantwoorden neemt de nodige tijd in beslag, terwijl veel berichten uit standaardtekst bestaan. Copilot kan in Outlook helpen orde aan te brengen in de chaos door bijvoorbeeld de meest urgente mails uit te lichten, lange e-mailconversaties samen te vatten en tekstsuggesties voor een bericht of een antwoord te genereren.  

5. Maak je meetings slimmer 

Zelfs voor Teams kan Copilot straks toegevoegde waarde bieden. Wie later aanhaakt bij een vergadering, kan een samenvatting te zien krijgen van wat al is besproken. Ook handig voor referentie achteraf. Verder kan het notuleren van een Teams-vergadering en het opstellen en toewijzen van acties met een druk op de knop gebeurd zijn. Wie heeft wat gezegd en op welke punten waren de betrokkenen het eens of juist oneens? Copilot zet het voor je op een rij. 

6. Automatiseer saai werk 

Met Microsoft Power Platform is het relatief eenvoudig om zelf apps te ontwikkelen om bedrijfsprocessen te automatiseren. Ook zonder uitgebreide programmeerkennis. Met Copilot wil Microsoft de drempel nog iets verder verlagen: het omzetten van een idee in een werkende app of het bouwen van een chatbot zou voor een grotere groep kenniswerkers mogelijk moeten worden. 

7. Combineer en optimaliseer 

Met al die extra functionaliteiten worden M365-programma's een stuk slimmer. Weet je die slimmigheden van verschillende software goed te combineren, dan kun je nog meer profiteren van deze AI-assistent.  

Stel, je organiseert een event waar je een nieuw product presenteert. In Word en Outlook maak je de uitnodiging plus een brochure over het nieuwe product. Copilot helpt je, op basis van de informatie over het product die al op OneDrive staat. Vervolgens geef je Copilot de opdracht een strakke PowerPoint-presentatie te maken, op basis van reeds bekende info. Daar koppel je meteen een analyse van de te verwachten verkopen aan, zoals je eerder in Excel al eens uitgewerkt hebt. Misschien maakt Copilot ook direct een persbericht of een lijst van potentiële gasten op basis van je CRM- of salesdata. 

Weet je Copilot goed te integreren in je werkdag, dan heb je een flinke productiviteitsboost te pakken. Je AI-assistent knoopt alle beschikbare informatie en alle gewenste acties of eindproducten aan elkaar, en bespaart je zo een hoop tijd en moeite. 

Of Microsoft met Copilot alle verwachtingen kan waarmaken, dat is nog even afwachten. Maar... niet al te lang: Copilot zal rond de zomer voor M365-gebruikers beschikbaar zijn. Wij kijken er enorm naar uit! 

AI is ontzettend gave tooling, maar brengt ook risico's met zich mee. Wil jij weten of jouw gebruik van AI wel veilig is? Lees ons artikel over AI zakelijk gebruiken.  

Ontdekken wat de mogelijkheden zijn om jouw organisatie slimmer en efficiënter te maken? Lees verder over Software Development.