Door de massale omarming van het hybride werken is het kantoorleven ingrijpend getransformeerd. Om het hybride werkende leven in goede banen te leiden, introduceert Microsoft later dit jaar Microsoft Places. Dit platform gaat het makkelijker maken om werkplekken en vergaderruimtes te boeken, te zien wanneer collega’s op kantoor zijn en ad-hoc ontmoetingen op te zetten. Het resultaat: je maakt medewerkers gelukkig, je haalt de maximale waarde uit je kantoor én je signaleert kansen om kosten te besparen.
Dertig jaar geleden kon je simpelweg je werk niet doen als je niet op kantoor was. Bij aanvang van de coronacrisis kwamen we er (bijna) collectief achter dat kantoorwerkers uitstekend kunnen thuiswerken. Wat is dan nog het nut van het kantoor? Die vraag krijgt Jared Spataro, Corporate Vice President van Microsoft 365, ook vaak van klanten. Het simpele antwoord: het kantoor is van grote waarde – en Microsoft Places gaat daar nog een dikke schep bovenop doen.
Waar je met thuiswerken profiteert van flexibiliteit, geen reistijd en waarschijnlijk betere omstandigheden voor focuswerk, is het kantoor juist de ultieme plek voor samenwerken en samenzijn. Op kantoor voel je je verbonden met je collega’s en met de organisatie, komen ontmoetingen tot stand die energie geven en wordt de bedrijfscultuur gevoed.
Naar aanleiding van de coronacrisis bleek uit onderzoek van McKinsey (What’s next for remote work?) dat het kantoor een hoop meerwaarde heeft voor bepaalde taken en processen. Denk bijvoorbeeld aan:
Als we het zo inschatten, wordt Places een mooi vertrekpunt dat al dit soort taken en processen faciliteert.
Het kantoor heeft dus veel potentie, maar beslommeringen zitten dit potentieel soms in de weg. Te volle of juist te lege kantoren, collega’s mislopen omdat ze thuiswerken, geen (geschikte) vergaderruimte kunnen boeken… Het zijn uitdagingen van hybride werken die niet alleen leiden tot minder productiviteit, maar ook en vooral tot minder werkplezier.
Vooral ‘forenzenspijt’, zoals Spataro het in zijn blogpost noemt, is een werkplezierkiller: je arriveert op kantoor en komt vervolgens tot de conclusie dat je de enige bent.
Microsoft Places belooft alle eerder omschreven uitdagingen van het hybride werken te tackelen. Het nieuwe werkplatform, dat in het najaar van 2022 is aangekondigd en ergens in 2023 wordt uitgebracht, valt onder de noemer ‘connected workspace’. Dat is een verzamelnaam voor technologieën die de kloof tussen fysieke werkplekken en ons digitale werkende leven overbruggen.
Om teams optimaal te laten samenwerken – en om forenzenspijt te voorkomen – maakt Places het mogelijk om je week in te plannen. Op welke dagen werk je op kantoor? En wanneer ben je liever thuis? Omdat je ziet wanneer je (naaste) collega’s op kantoor zijn, kun je je eigen planning daarop aanpassen. Integraties met onder meer Outlook en Microsoft Teams helpen om het plannen zo snel en makkelijk mogelijk te maken.
Places faciliteert werken op basis van hot desk booking. Daarbij hebben medewerkers geen vaste werkplek, maar boeken ze zelf een bureau wanneer ze dat nodig hebben. Wanneer iedereen – of in ieder geval een groot aantal medewerkers – op deze manier werkt, kun je wellicht je kantoorruimte afschalen. Geschat wordt dat veel organisaties door het hybride werken met tientallen procenten minder kantooroppervlak toekunnen.
Dankzij de functie intelligent boeken weet je meteen welke werkplekken en vergaderzalen er beschikbaar zijn. En niet alleen zie je de beschikbaarheid: ook boek je snel een ruimte die matcht met je behoeften, zoals hybride vergaderhardware.
Het is een bekende frustratie, vooral in grotere kantoorgebouwen en voor nieuwe(re) medewerkers. Je spoedt je naar een meeting – maar omdat je de ruimte niet snel genoeg kunt vinden, druip je vijf stressvolle minuten te laat binnen. Met Places verspil je nooit meer tijd aan het zoeken naar de juiste ruimte, want dankzij een plattegrond op je mobiele device loop je in één keer goed.
Snel de koppen bij elkaar steken om over een acuut probleem te praten? Of halverwege de ochtend een koffietje doen in een huddle room met een paar man om even bij te kletsen over het evenement dat gisteren plaatsvond? Met Places schiet je dit soort ad-hoc meetings gemakkelijk in.
We schreven er al eerder over: Microsoft heeft met Teams Rooms een tool voor het gemakkelijk organiseren en beheren van hybride vergaderingen, waarbij een deel van de mensen op kantoor zit en een deel thuis. De integratie tussen Places en Teams Rooms gaat ervoor zorgen dat het tot stand brengen en uitvoeren van hybride vergaderingen nóg makkelijker wordt.
Places tekent voor minder gedoe, méér werkplezier en soepel hybride samenwerken. En daar pluk je als organisatie de vruchten van. Met het werkplatform doe je ook waardevolle inzichten op, die je vervolgens gebruikt om je kantoor te optimaliseren en kosten te besparen. Denk bijvoorbeeld aan:
Met het nieuwe platform heb je grip op je kantoor. Wat is de bezettingsgraad? Welke ruimte wordt wanneer en door hoeveel personen gebruikt? Het wordt allemaal inzichtelijk met Places. En dat biedt kansen om je kantoorruimte af te schalen of te optimaliseren. Ook zou je – als je met hot desk booking werkt – bijvoorbeeld een verdieping op een bepaalde dag kunnen sluiten, waardoor je medewerkers een betere kantoorervaring geeft én bespaart op energie- en facilitaire kosten.
Microsoft staat bekend om de feilloze integraties binnen het ecosysteem. Places vormt daarop geen uitzondering; applicaties als Outlook, Teams en Viva (maar ook software van derde partijen) integreer je eenvoudig. En daardoor beschik je óók over ontzettend veel data in Microsoft Graph, het platform waarmee je data en inzichten vergaart voor alles binnen het Microsoft 365-domein. Places draagt dus bij aan één bron van data op kantoor- en werkvlak, waardoor je snel anticipeert op zowel actuele behoeften als naderende problemen.
Microsoft Places is een mooie aanvulling op het (toch al overweldigende) portfolio van zakelijke diensten binnen het Microsoft-ecosysteem. Medewerkers kunnen hun week beter plannen en alles uit hun werkende leven halen, waardoor ze gelukkiger en productiever worden. En organisaties zijn in staat om het kantoor te optimaliseren en kosten te besparen op basis van betrouwbare inzichten. Klinkt als een win-win, waar veel van onze klanten van gaan profiteren.
Microsoft Places kan ieder moment gelanceerd worden. We houden je uiteraard op de hoogte! Wil je de volle potentie van de Microsoft 365 benutten? Plan dan eens een adviesgesprek of demo in met een van onze specialisten, de mogelijkheden zullen je verbazen!
Ben je op zoek naar meer manieren slimmer en soepeler te werken? Lees dan verder over IT beheer.