“Iedere dag was het samenstellen van de bestellijst voor mij een stressmoment. Hoe later ik begon, hoe meer ik kon bestellen, maar hoe hoger het risico op vertragingen. Dat is nu verleden tijd. Dankzij de Composable Data Hub gaan standaard inkooporders automatisch de deur uit.”
Vroeger werd op basis van preferred suppliers en voorwaarden een bestellijst samengesteld. Michael plaatste met de hand bestellingen bij de verschillende leveranciers en liet alles naar het magazijn van Fivespark sturen. Michael: “In de regel arriveerden de goederen de volgende dag bij ons. We pakten ze uit en stelden de bestellingen van klanten samen: de iPhone van leverancier A en het hoesje van leverancier B gingen samen in één doosje en dat stuurden we naar de klant.”
Michael was er zeker van dat automatisering dit proces kon versnellen. Maar dat was makkelijker gezegd dan gedaan. Binnen het inkoopproces komen er data uit allerlei bronnen samen. Van de ene kant komen orders via sales en de webshop van Fivespark binnen. Aan de andere kant staan de systemen van leveranciers die, ieder op een eigen manier, voorraad- en productinformatie doorgeven.
Michael: “We hebben gekeken naar een derde partij die data van leveranciers en resellers samenbrengt. Hun techniek liet zich niet eenvoudig in onze systemen integreren. De tijd die we gestoken hebben in dit project leverde wel iets nuttigs op: we hadden een use case klaar. Die was zo goed dat ik zoiets had van: ‘Als zij het niet kunnen, dan ga ik zelf wel knutselen.’”
“Als je data van meerdere plekken op één plek wilt samenbrengen, dan heb je de Composable Data Hub nodig.”
Gelukkig is ‘zelf knutselen’ niet nodig als je voor een bedrijf werkt dat Software Development als dienst aanbiedt. Michael kon de use case neerleggen bij collega’s die zich specialiseren in het moderniseren van maatwerk-applicaties en data-omgevingen. Kasper Heijma, developer bij Fivespark: “Als je data van meerdere plekken op één plek wilt samenbrengen, dan heb je de Composable Data Hub nodig.”
De Composable Data Hub vormt een centrale, digitale as waar de data van een organisatie als een wiel omheen draait. Iedere digitale ‘spaak’ verbindt een applicatie met de Composable Data Hub. Dat maakt het mogelijk om heel soepel gegevens uit te wisselen en te gebruiken. Je kan bijvoorbeeld in de applicatie van een koeriersdienst verzendlabels maken met adressen uit jouw CRM. Als een adres in het CRM verandert, dan komt dat nieuwe adres via de Composable Data Hub ook op de labels te staan.
Kasper: “Inkoop krijgt vanaf de leveranciers en vanuit de organisatie op allerlei manieren data binnen. Wij schrijven de code die nodig is om het samen te brengen in de Composable Data Hub. Daar kunnen wij die data gebruiken zoals wij dat willen. Door op deze manier te werken, weten we zeker dat alle systemen dezelfde data gebruiken én kunnen we die gegevens inzetten om efficiënter te werken.”
Via de Composable Data Hub zijn data veel makkelijker direct op de juiste plaats te zetten. Kasper: “We hadden vroeger een aparte applicatie om artikelen aan te maken. Die data gingen via een Excel sheet, OneDrive en nog wat stapjes door naar de eindlocatie. Omdat alle data nu direct in de hub samenkomen, hebben we een stuk of zeven andere applicaties kunnen afstoten.”
De Composable Data Hub verlaagt de werkdruk bij inkoop, maakt het eigen magazijn overbodig en zorgt dat klanten sneller hun devices ontvangen.
De Composable Data Hub verlaagt de werkdruk bij inkoop, maakt het eigen magazijn overbodig en zorgt dat klanten sneller hun devices ontvangen. Michael: “Verkooporders gaan direct naar ons inkoopsysteem. Dat kent een score toe op basis van criteria zoals preferred supplier, beschikbare voorraad en prijs. Zo vertalen we verkooporders direct naar bestellingen. We hebben ook gezorgd dat de leveranciers voor de bezorging zorgen. Klanten ontvangen de bestelling binnen 24 uur. Vroeger hadden we daar 2 tot 3 dagen voor nodig.”
De enige uitzondering op dit proces zijn bulkorders. Michael: “Sales kan met een vinkje aangeven dat de verkooporder een bulkorder is. Die komen dan automatisch onder aandacht bij ons. Wij moeten namelijk handmatig wat codes verwerken om inkoopvoordeel te halen uit bulkorders. Het systeem is zo gebouwd dat de inkooporder verder al helemaal klaar staat.”
Nu de Composable Data Hub draait, is het voor Software Development vooral een kwestie van onderhoud. Kasper: “Wij monitoren de kwaliteit van de data doorlopend. Valt er ineens een product weg, of krijgen we geen updates meer, dan ontvangen we direct een foutmelding. We lossen zulke problemen snel op. Meestal blijkt dat een leverancier het product niet meer levert. Dan is het een kwestie van een ander product of een andere leverancier koppelen. Dat is met de Composable Data Hub eenvoudig.”
"Vroeger regelden we bijzondere bestellingen via een Excelsheet. Nu voegen we die producten via de Composable Data Hub gewoon aan het aanbod toe.”
Michael: “Het gemak waarmee je een wijziging aan de kant van je leveranciers verwerkt, kun je ook inzetten om klanten meer service te verlenen. Onze distributeurs bieden honderdduizenden artikelen aan. Van die producten voeren wij een kleine subset die het best bij onze klanten past. Soms wil een klant iets anders. Vroeger regelden we bijzondere bestellingen via een Excelsheet. Nu voegen we die producten via de Composable Data Hub gewoon aan het aanbod toe. Dat werkt beter én sneller.”
Dankzij de Composable Data Hub werkt inkoop efficiënter, heeft Fivespark minder licenties nodig en krijgen klanten hun bestellingen eerder. Kasper verwacht met deze technologie zowel intern als extern een impact te kunnen maken. “Als je vanuit één plek data aan al jouw systemen voedt, kun je procedures optimaliseren, efficiënter werken én besparen op onderhoud. Ik kan niet wachten om meer met de Composable Data Hub te doen.”
Heb jij een uniek probleem dat je door het samenbrengen van data kunt oplossen? Neem contact op! En ontdek de kracht van de Composable Data Hub.
Lees verder over Software development.