“Oh, begon jij vandáág?” - aiii, dat zijn niet de woorden waarmee je jouw nieuwe collega wilt ontvangen. Idealiter verwelkom je een nieuwe collega natuurlijk met een kop koffie, een voorstelrondje én een gebruiksklare laptop en telefoon. En dat is precies waar het misgaat.
Het regelen van de juiste hardware, software en gebruikersaccounts neemt namelijk best even wat tijd in beslag. Natuurlijk krijgt iedere nieuwe medewerker eerst een rondleiding om de nieuwe collega’s (en de koffiemachine) te ontmoeten, maar dat duurt zelden lang genoeg om de installatie van een nieuwe laptop af te ronden. De sleutel zit 'm dan ook in een goede voorbereiding van de onboarding.
Onze collega Jan-Willem Mentink, teamlead Delivery bij Fivespark, weet daar alles van: “Binnen het MKB hebben we allemaal genoeg te doen. IT is altijd druk. Ik zie het bij klanten helaas regelmatig misgaan: het regelen van een de telefoon en laptop voor een nieuwe medewerker schiet er dan weleens bij in. Zo'n vertraging bij binnenkomst is natuurlijk zonde van de tijd en een slechte eerste indruk op de nieuwe medewerker. Bij Fivespark helpen we om dat te voorkomen en hebben we een onboarding-systeem opgezet, zodat je met een paar eenvoudige handelingen zorgt dat alles geregeld wordt. Zo weet je zeker dat er altijd op tijd een laptop voor je nieuwe medewerker klaarstaat.”
Hoe het werkt? Simpel. Je vult in het onboarding-systeem de persoonsgegevens van de nieuwe medewerker in en je vinkt aan wat die persoon aan hard- en software nodig heeft. Vervolgens regelen wij dat de juiste hardware op kantoor en/of bij de medewerker thuisbezorgd worden en dat er een configuratie voor de medewerker klaarstaat. De medewerker meldt zich op de laptop of desktop aan, voert een vooraf toegestuurd wachtwoord in en de computer configureert zichzelf. En datzelfde regelen we ook voor een eventuele mobiele telefoon.
Jan-Willem: “Nadat je de eerste keer inlogt, kun je gemiddeld binnen een half uur aan de slag. Wij zorgen ervoor dat de gewenste applicaties automatisch geïnstalleerd worden en we stellen alle rechten, machtigingen en andere details in. Licenties zijn vooraf aangevraagd en worden bijgehouden. Na ingebruikname controleren we continu de update-status van de laptop en zorgen we gelijk dat alles goed beveiligd blijft. En dat geldt natuurlijk ook voor eventuele andere hardware, zoals een mobiele telefoon.”
Met deze soepele onboarding geef je mensen niet alleen een warm welkom, je maakt het ook eenvoudiger om je IT te beheren. Daarnaast verhoog je de informatieveiligheid binnen je bedrijf. Jan-Willem: “Dit systeem werkt twee kanten op. Gaat er iemand uit dienst, dan vul je een ‘uit dienst-formulier’ in. Je kunt zien welke apparaten aan de vertrekkende medewerker zijn verstrekt en je kunt registreren dat ze teruggeven zijn. Komt een apparaat niet terug, dan kun je dat op afstand wissen. Zo zorg je dat er geen bedrijfsgegevens op niet-ingeleverde laptops rondslingeren.”
Een slimme aanpak voor medewerkers die uit dienst gaan is niet geheel onbelangrijk. Jan-Willen: “Als mensen vertrekken moet je met een aantal zaken rekening houden. De toegang tot de computer moet natuurlijk ingetrokken worden. Maar je wil ook de mail, bestandsmappen en andere servers én de bedrijfsapplicaties blokkeren. Het is makkelijk om daarbij iets over het hoofd te zien. Door dit proces te automatiseren, voorkom je dat er per ongeluk gegevens of applicaties voor je oud-medewerker beschikbaar blijven. In ons systeem registreer je wanneer de laatste werkdag is, en vervolgens zorgen wij ervoor dat alle rechten en machtigingen automatisch worden ingetrokken. Dat geeft je meer zekerheid over je bedrijfsgegevens en beperkt de kans op bijvoorbeeld een datalek, of erger.”
Met het uitdienstformulier kunnen we geautomatiseerd de gebruiker aan het einde van zijn dienstverband blokkeren. Vanuit het systeem kunnen wij (niet de klant) terughalen welke apparaten gekoppeld zijn aan een medewerker. Wanneer een laptop weer terug ingeleverd is bij de werkgever kunnen we deze op afstand opschonen en zo weer klaar maken voor een volgende medewerker.