Over Microsoft Teams hoeven we weinig uit te leggen. Het is de laatste jaren zó populair geworden dat bijna ieder bedrijf het gebruikt voor de communicatie met collega’s, zakelijke partners en klanten. Minder bekend is Microsoft Teams Rooms, dat de brug slaat tussen Teams en videovergaderhardware. Wat is Microsoft Teams Rooms precies? En wat moet je weten over de grote licentieverandering die plaatsvindt op 1 juli 2023?
Microsoft Teams wordt op maandelijkse basis wereldwijd door bijna 300 miljoen mensen gebruikt. Chatten, bestanden delen, samenwerken aan documenten, project- en taakbeheer: het is maar een fractie van alle functionaliteiten die Teams zo’n veelzijdig communicatie- en samenwerkingsplatform maken. Maar het bekendst – met dank aan de coronacrisis – is Teams natuurlijk als tool voor videovergaderen.
Zoals we uitleggen in ons artikel over hybride vergaderen, richten steeds meer bedrijven vergaderruimtes in met speciale videovergaderapparatuur. Heb je wel eens last van haperend geluid, gehannes met kabels en mensen die slecht verstaanbaar zijn of niet goed in beeld komen? Goede apparatuur draait dit soort uitdagingen meteen de nek om. Maar als die apparatuur niet gemakkelijk is in het gebruik, krijg je alsnog gedoe.
En daar komt Microsoft Teams Rooms om de hoek kijken. Deze software slaat namelijk de brug tussen de Teams-applicatie en je hardware voor videovergaderen. Veel taken die nodig zijn voor het videovergaderen, kun je dankzij Teams Rooms via één druk op de knop oplossen.
Teams Rooms is een softwareoplossing die hardware met een Teams Rooms-certificering (bijvoorbeeld van merken als EPOS, Yealink en Dell) integreert met en optimaliseert voor Teams. Als de hardware is gecertificeerd voor Teams Rooms, betekent dit dat de Rooms-software erop is geïnstalleerd.
Rooms zorgt voor een naadloze videovergaderervaring. Gebruikers kunnen dankzij Rooms Proximity Join automatisch aansluiten als ze de ruimte inlopen met hun laptop, tablet of telefoon. Start met één druk op de knop vergaderingen en deel (al dan niet draadloos) content via screensharing, video, audio en whiteboards met de overige deelnemers.
Andere handige functionaliteiten zijn bijvoorbeeld:
Teams-panels zijn een waardevolle aanvulling op Teams Rooms-apparatuur. Panels zijn compacte apparaten met touchscreen die je naast de ingang van de vergaderruimte ophangt. Met zo’n paneeltje kunnen je medewerkers niet alleen snel en simpel actuele locatie- en vergaderinformatie zien. Dankzij een integratie met Outlook kunnen ze ook meteen een beschikbare vergaderruimte reserveren.
Check hoe de Microsoft Teams Panel werkt in de video hieronder.
Teams Rooms is geschikt voor allerlei soorten vergaderoplossingen, van kits met losse componenten tot complete alles-in-één oplossingen. Teams Rooms-apparatuur wordt vooral gebruikt in zakelijke omgevingen. Meestal gaat het om vergaderruimtes, maar je kunt er zelfs grote conferentiezalen mee inrichten. Ook zijn er mooie oplossingen voor thuiswerkers voorhanden, zoals de webcam met geïntegreerde microfoons.
Waar de vergaderaar ook zit en hoe groot de ruimte ook is… Dankzij Rooms, de juiste apparatuur en een goede internetverbinding biedt Teams iedere gebruiker altijd de ultieme videovergaderervaring. Oftewel: zoals roomservice het leven van hotelgasten
Ieder apparaat dat extra in je bedrijfsomgeving wordt opgenomen, brengt weer meer beheerlast met zich mee. Het beheer van de Teams Rooms-hardware is dankzij tools als Microsoft Teams Admin Center en Microsofts endpoint-manager Intune relatief eenvoudig. Het implementeren, configureren en updaten van apparaten kan ook op afstand worden gedaan, door je eigen IT-mensen of een partner zoals Fivespark.
Naast voor meer beheerlast zorgt een groter aantal devices ook voor extra securityrisico’s: het is immers een uitbreiding van je aanvalsoppervlak. Security ligt natuurlijk altijd in goede handen bij Microsoft. Ook Teams Rooms heeft best-in-class informatiebeveiliging dankzij onder meer encryptie, een integratie met Azure Active Directory voor Identity & Access Management (IAM) en geavanceerd beheer van machtigingen.
Nu vraag je je natuurlijk ondertussen af: hoe zit het nou met die licenties? Technologie verandert snel, zo ook de licenties van Microsoft – Teams Rooms is daarop geen uitzondering. Voordat we je meer vertellen over de wijziging, moeten we eerst even wat vertellen over de twee nieuwe licenties voor Rooms die Microsoft vorig jaar heeft gelanceerd: Basic en Pro.
De licentie Basic is bedoeld voor, in de regel kleinere, organisaties die hooguit een paar apparaten voor vergaderruimtes met een zeer beperkte capaciteit nodig hebben. Basic biedt alleen basisfunctionaliteiten voor videovergaderen, zoals het starten van vergaderingen, het delen van content en wat basisbeheerfuncties zoals device inventory en monitoring in het Microsoft Teams Admin Center.
Heb je veel apparaten en grotere vergaderruimtes? Dan is de Pro-licentie al snel de beste keuze. Met deze licentie beschik je over veel meer en veel geavanceerdere functionaliteiten. Denk aan intelligente audio en video voor het optimaliseren van hybride vergaderingen, grote galerijen, ondersteuning voor dubbele schermen en de functie ‘voorste rij’ – waarmee je het scherm zo indeelt dat je de personen, de inhoud én de chat tegelijk kunt zien. Ook moet je de Pro-licentie hebben als je Rooms-panels wilt gebruiken.
Goed om te benadrukken: de Basic- en Pro-licenties van Teams Rooms staan los van de functionaliteiten die Microsoft Teams biedt, het gaat hier alleen om de functionaliteiten die gerelateerd zijn aan de Rooms-hardware.
Vanaf 1 juli 2023 moeten alle vergaderruimtes waarin gebruik wordt gemaakt van Teams Rooms-apparatuur zijn voorzien van een Teams Rooms Basic of Pro licentie. Het is dus niet meer mogelijk om gebruik te maken van bestaande gebruikerslicenties – en die worden ook niet omgezet naar Basic- of Pro-licenties.
Het updaten van licenties kan een tijdrovend en frustrerend klusje zijn voor organisaties. Gelukkig heeft Microsoft een stappenplan opgesteld om je te helpen, dat vooral nuttig is wanneer je slechts enkele Rooms-apparaten hebt. Beschik je over een groot aantal apparaten? Gebruik dan het door Microsoft ontwikkelde geautomatiseerde script. Wij zijn je hier natuurlijk ook graag bij van dienst.
Ben je op zoek naar de ideale apparatuur voor je vergaderruimtes en de thuiswerkplekken van je medewerkers? Wil je meer halen uit Microsoft Teams en Teams Rooms? Of heb je niet de tijd of kennis om Teams Rooms-apparatuur te beheren? We helpen je graag.
Plan gerust een vrijblijvend adviesgesprek in. Onze specialisten geven je graag een demo!
Lees verder over Hardware.